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Softwareblick

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E-Rechnungspflicht: was für Ihren Betrieb gilt

Der Empfang ist seit dem 01.01.2025 Pflicht, ausnahmslos. Für den Versand laufen Fristen, die vom Vorjahresumsatz abhängen. Hier stehen die Termine, die Formate und die Programme, bei denen wir beide Richtungen bestätigt haben.

Die Fristen

Übergangsfristen für Empfang und Versand elektronischer Rechnungen im Inland
ZeitraumWen es betrifftWas gilt
seit 01.01.2025Alle Unternehmen im InlandEmpfang von E-RechnungenAusnahmslos, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
bis 31.12.2026Alle UnternehmenVersand noch in anderer Form zulässigSetzt die Zustimmung des Empfängers voraus.
bis 31.12.2027Unternehmen mit bis zu 800.000 EUR Gesamtumsatz im Jahr 2026Versand noch in anderer Form zulässigMaßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres.
ab 01.01.2028Alle UnternehmenVersand nur noch als E-RechnungKeine Übergangsregelung mehr.

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Stand der Darstellung: September 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.

Die beiden Formate

Reine XML-Datei

XRechnung

Ein strukturierter Datensatz ohne Sichtkomponente. Für Menschen ohne Hilfsprogramm nicht lesbar, für Software umso besser. Für Rechnungen an Bundesbehörden seit 2020 verpflichtend, die Länder haben eigene Regelungen mit abweichenden Terminen.

Brauchen Sie, wenn: Sie an öffentliche Auftraggeber liefern.

PDF mit eingebetteter XML-Datei

ZUGFeRD ab Version 2.1

Hybrid: Der Empfänger sieht ein gewohntes Rechnungsdokument, seine Software liest die eingebetteten Daten. Beide Teile müssen inhaltlich übereinstimmen. Erst ab Version 2.1 erfüllt das Format die Norm EN 16931.

Brauchen Sie, wenn: Sie zwischen Unternehmen abrechnen, also im Normalfall.

Geprüfte Programme

Software, bei der wir den Versand bestätigt haben

Empfang und Versand sind zwei getrennte Funktionen mit zwei getrennten Fristen. Diese Liste enthält nur Programme, bei denen wir den Versand ausdrücklich bestätigt haben.
Im Bestand filtern

  • Lexware Office

    Buchhaltungssoftware · Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

    Cloud-Buchhaltung mit ELSTER-Anbindung, DATEV-Export und E-Rechnung, gedacht für Betriebe ohne eigene Buchhaltungsabteilung.

    • GoBD
    • ELSTER
    • DATEV
    • E-Rechnung
    (134 Bewertungen)

    Ab

    11,90 EUR

    pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.

    Preis geprüft

    14.08.2026

    Testphase

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  • Papierkram

    Buchhaltungssoftware · Papierkram GmbH & Co. KG

    Buchhaltung, Zeiterfassung und Projektabrechnung in einem Produkt, entwickelt in Bielefeld.

    • GoBD
    • ELSTER
    • E-Rechnung
    • AVV
    (58 Bewertungen)

    Ab

    Kostenlos

    Dauerhaft kostenloser Tarif

    Preis geprüft

    21.07.2026

    Gratis-Tarif

    Profil ansehenZum Anbieter

  • Collmex

    Warenwirtschaft · Collmex GmbH

    Warenwirtschaft mit doppelter Buchführung, Bilanz und Lohnabrechnung, seit über zwanzig Jahren aus Ilsfeld.

    • GoBD
    • ELSTER
    • DATEV
    • E-Rechnung
    (15 Bewertungen)

    Ab

    14,95 EUR

    pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.

    Preis geprüft

    21.07.2026

    Gratis-Tarif

    Profil ansehenZum Anbieter

  • Sage 100

    ERP-Software · Sage GmbH

    ERP mit Warenwirtschaft ab 56,00 EUR, Rechnungswesen ab 58,00 EUR und Produktion ab 90,00 EUR pro Nutzer und Monat, mit unbegrenzter Mandantenzahl.

    • GoBD
    • ELSTER
    • DATEV
    • E-Rechnung
    (17 Bewertungen)

    Ab

    56,00 EUR

    pro Nutzer und Monat, zzgl. 19 % MwSt.

    Preis geprüft

    23.09.2026

    Produkttour

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  • sevDesk

    Buchhaltungssoftware · sevDesk GmbH

    Cloud-Buchhaltung mit starker Belegerkennung, Warenwirtschaft im oberen Tarif und Anbindung an über 2.000 Banken.

    • GoBD
    • ELSTER
    • DATEV
    • E-Rechnung
    (104 Bewertungen)

    Ab

    9,90 EUR

    pro Monat, zzgl. 19 % MwSt.

    Preis geprüft

    14.08.2026

    Testphase

    Profil ansehenZum Anbieter

  • weclapp

    ERP-Software · weclapp SE

    ERP mit CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektverwaltung in einem System, gehostet in Deutschland.

    • GoBD
    • ELSTER
    • DATEV
    • E-Rechnung
    (32 Bewertungen)

    Ab

    39,00 EUR

    pro Nutzer und Monat, zzgl. 19 % MwSt.

    Preis geprüft

    14.08.2026

    Testphase

    Profil ansehenZum Anbieter

Formate im Bestand

Unterstützte E-Rechnungsformate aller geprüften Programme
ProgrammEmpfangVersandZUGFeRDXRechnung
aworkawork, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftawork, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftawork, XRechnung: nicht geprüft
BuchhaltungsButlerBuchhaltungsButler, E-Rechnung empfangen: jaBuchhaltungsButler, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3BuchhaltungsButler, XRechnung: ja
CentralStationCRMCentralStationCRM, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftCentralStationCRM, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftCentralStationCRM, XRechnung: nicht geprüft
CollmexCollmex, E-Rechnung empfangen: jaCollmex, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3Collmex, XRechnung: ja
DATEV Lohn und GehaltDATEV Lohn und Gehalt, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftDATEV Lohn und Gehalt, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftDATEV Lohn und Gehalt, XRechnung: nicht geprüft
DATEV Unternehmen onlineDATEV Unternehmen online, E-Rechnung empfangen: jaDATEV Unternehmen online, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3DATEV Unternehmen online, XRechnung: ja
Dynamics 365 Business CentralDynamics 365 Business Central, E-Rechnung empfangen: jaDynamics 365 Business Central, E-Rechnung versenden: janicht geprüftDynamics 365 Business Central, XRechnung: ja
FactorialFactorial, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftFactorial, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftFactorial, XRechnung: nicht geprüft
factrofactro, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftfactro, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftfactro, XRechnung: nicht geprüft
FastBillFastBill, E-Rechnung empfangen: jaFastBill, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.2FastBill, XRechnung: ja
HubSpot CRMHubSpot CRM, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftHubSpot CRM, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftHubSpot CRM, XRechnung: nicht geprüft
Lexware lohn+gehaltLexware lohn+gehalt, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftLexware lohn+gehalt, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftLexware lohn+gehalt, XRechnung: nicht geprüft
Lexware OfficeLexware Office, E-Rechnung empfangen: jaLexware Office, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3Lexware Office, XRechnung: ja
OdooOdoo, E-Rechnung empfangen: jaOdoo, E-Rechnung versenden: janicht geprüftOdoo, XRechnung: nicht geprüft
Oracle NetSuiteOracle NetSuite, E-Rechnung empfangen: jaOracle NetSuite, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftOracle NetSuite, XRechnung: nicht geprüft
PapierkramPapierkram, E-Rechnung empfangen: jaPapierkram, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3Papierkram, XRechnung: ja
PersonioPersonio, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftPersonio, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftPersonio, XRechnung: nicht geprüft
PipedrivePipedrive, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftPipedrive, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftPipedrive, XRechnung: nicht geprüft
rexx systemsrexx systems, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftrexx systems, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftrexx systems, XRechnung: nicht geprüft
Sage 100Sage 100, E-Rechnung empfangen: jaSage 100, E-Rechnung versenden: janicht geprüftSage 100, XRechnung: nicht geprüft
Sage 50 ConnectedSage 50 Connected, E-Rechnung empfangen: jaSage 50 Connected, E-Rechnung versenden: jaVersion ZUGFeRD-konform als PDF/A, Version nicht beziffertSage 50 Connected, XRechnung: nicht geprüft
Sage 50 HandwerkSage 50 Handwerk, E-Rechnung empfangen: jaSage 50 Handwerk, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.1Sage 50 Handwerk, XRechnung: ja
Sage ActiveSage Active, E-Rechnung empfangen: jaSage Active, E-Rechnung versenden: nicht geprüftVersion ZUGFeRD, Version auf der Produktseite nicht beziffertSage Active, XRechnung: ja
Sage HRSage HR, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftSage HR, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftSage HR, XRechnung: nicht geprüft
Sage HR & PayrollSage HR & Payroll, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftSage HR & Payroll, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftSage HR & Payroll, XRechnung: nicht geprüft
Sage IntacctSage Intacct, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftSage Intacct, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftSage Intacct, XRechnung: nicht geprüft
Sage LohnabrechnungSage Lohnabrechnung, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftSage Lohnabrechnung, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftSage Lohnabrechnung, XRechnung: nicht geprüft
Sage OperationsSage Operations, E-Rechnung empfangen: jaSage Operations, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftSage Operations, XRechnung: nicht geprüft
Sage X3Sage X3, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftSage X3, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftSage X3, XRechnung: nicht geprüft
Salesforce Sales CloudSalesforce Sales Cloud, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftSalesforce Sales Cloud, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftSalesforce Sales Cloud, XRechnung: nicht geprüft
SAP Business OneSAP Business One, E-Rechnung empfangen: jaSAP Business One, E-Rechnung versenden: janicht geprüftSAP Business One, XRechnung: ja
sevDesksevDesk, E-Rechnung empfangen: jasevDesk, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3sevDesk, XRechnung: ja
StackfieldStackfield, E-Rechnung empfangen: nicht geprüftStackfield, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftStackfield, XRechnung: nicht geprüft
weclappweclapp, E-Rechnung empfangen: jaweclapp, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3weclapp, XRechnung: ja
WISO MeinBüroWISO MeinBüro, E-Rechnung empfangen: jaWISO MeinBüro, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3WISO MeinBüro, XRechnung: ja
XentralXentral, E-Rechnung empfangen: jaXentral, E-Rechnung versenden: jaVersion 2.3Xentral, XRechnung: nicht geprüft
Zoho BooksZoho Books, E-Rechnung empfangen: jaZoho Books, E-Rechnung versenden: nicht geprüftnicht geprüftZoho Books, XRechnung: nicht geprüft

„nicht geprüft“ heißt, dass wir die Angabe nicht bestätigen konnten, nicht dass das Programm die Funktion nicht hat. Fragen Sie den Anbieter schriftlich und lassen Sie sich die erzeugte ZUGFeRD-Version nennen.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, in Deutschland üblicherweise XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.1. Bei ZUGFeRD steckt die strukturierte Datei im PDF, deshalb sieht es aus wie ein PDF und ist trotzdem eine E-Rechnung.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 unabhängig vom Umsatz. Beim Versand genießen Kleinunternehmer dagegen eine dauerhafte Erleichterung.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Formal ja. Praktisch nein: Wer die strukturierte Datei nur im Postfach liegen lässt, erfüllt die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit nicht. Die Datei gehört in ein System, das sie revisionssicher ablegt.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Aufbewahrungspflichtig ist die strukturierte Datei im Original, nicht der Ausdruck und nicht ein daraus erzeugtes PDF. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist hybrid: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl, weil ein Mensch das PDF lesen kann.
Welche ZUGFeRD-Version brauche ich?
Mindestens Version 2.1. Ältere Fassungen erfüllen die Norm EN 16931 nicht und gelten damit nicht als E-Rechnung. Prüfen Sie, welche Version Ihre Software tatsächlich erzeugt.

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