GoBD in der Praxis: was Ihre Software können muss

Die Abkürzung steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dahinter steht ein BMF-Schreiben, zuletzt umfassend überarbeitet 2019 und seither mehrfach ergänzt.

Für die Softwareauswahl sind drei Anforderungen entscheidend.

Unveränderbarkeit

Eine einmal erfasste Buchung darf nicht spurlos geändert werden können. Wird sie korrigiert, muss der ursprüngliche Inhalt weiterhin erkennbar bleiben. Praktisch heißt das: Stornobuchung statt Überschreiben, und ein Protokoll, das festhält, wer wann was geändert hat.

Eine Tabellenkalkulation erfüllt das nicht und kann es nicht erfüllen. Das ist der Grund, warum eine Excel-Datei als Grundaufzeichnung in einer Prüfung regelmäßig beanstandet wird.

Nachvollziehbarkeit und Belegprinzip

Zu jeder Buchung gehört ein Beleg, und der Weg vom Beleg zur Buchung und zurück muss ohne Zwischenschritt gangbar sein. Ein Prüfer, der eine Zahl in der Summen- und Saldenliste anklickt, will den zugehörigen Beleg sehen.

• Progressive Prüfung: vom Beleg über die Buchung bis in die Auswertung
• Retrograde Prüfung: von der Auswertung zurück bis zum einzelnen Beleg
• Beides muss in vertretbarer Zeit möglich sein, ohne dass jemand Ordner heraussucht

Verfahrensdokumentation, und die bleibt bei Ihnen

Dies ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe eine Lücke haben. Verlangt wird eine Beschreibung Ihres tatsächlichen Ablaufs: Wie kommt ein Beleg ins Haus, wer erfasst ihn, wie wird er abgelegt, wie lange, wer darf was ändern.

Was ein GoBD-Testat wert ist

Ein Testat ist die Bescheinigung eines Wirtschaftsprüfers, dass eine bestimmte Programmversion die Anforderungen bei bestimmungsgemäßer Nutzung erfüllen kann. Zwei Einschränkungen stecken in diesem Satz.

1. Es bezieht sich auf eine Version zu einem Zeitpunkt. Ein Testat von 2021 sagt über den Stand von 2026 wenig aus.
2. Es sagt nichts über Ihre Nutzung. Wer Belege außerhalb des Systems sammelt, macht das Testat wertlos.

Wir tragen deshalb in unserer Prüfliste Prüfer und Jahr ein, nicht nur ein Häkchen. Wo wir beides nicht verifizieren konnten, steht das dort ausdrücklich.