Die Personalakte im Aktenschrank: was Excel in der Personalverwaltung wirklich kostet

Es gibt einen Punkt, an dem die Tabelle kippt. Er lässt sich erstaunlich genau bestimmen, und er liegt nicht dort, wo die meisten ihn vermuten.

Nicht die Zahl der Beschäftigten entscheidet, sondern die Zahl der Personen, die auf die Daten zugreifen müssen. Solange eine Person die Personalverwaltung allein führt, ist eine gut gepflegte Tabelle ein vollwertiges Werkzeug. Sobald eine zweite Person Urlaub genehmigen, Stunden prüfen oder eine Akte einsehen muss, beginnt das Problem.

Woran es im Alltag scheitert

Die Symptome sind überall dieselben, unabhängig von der Branche.

Der Urlaubsantrag geht per E-Mail an die Vorgesetzte. Die leitet ihn weiter an die Personalverwaltung. Dort wird er in die Tabelle eingetragen. Kommt es später zum Streit über den Resturlaub, muss jemand das Postfach durchsuchen. Die Tabelle allein beweist nichts, weil niemand nachvollziehen kann, wer wann was eingetragen hat.

Die Krankmeldung kommt telefonisch. Jemand notiert sie. Ob die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abgerufen wurde, steht in einem anderen System oder gar nicht. Bei der nächsten Betriebsprüfung fehlt der Nachweis.

Der Arbeitsvertrag liegt im Aktenschrank. Wer ihn braucht, geht hin. Wer ihn im Homeoffice braucht, fotografiert ihn vorher ab und speichert ihn auf dem privaten Gerät. Spätestens hier verlassen Sie das, was die Datenschutz-Grundverordnung erlaubt.

Die Aufzeichnungspflicht bei der Arbeitszeit

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Arbeitsschutzrecht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das Aktenzeichen lautet 1 ABR 22/21.

Was seither nicht geschehen ist: Ein novelliertes Arbeitszeitgesetz, das die Einzelheiten regelt. Ein Referentenentwurf liegt seit Jahren vor und wurde nicht verabschiedet. Betriebe befinden sich damit in einer unangenehmen Lage. Die Pflicht besteht, die Ausgestaltung ist offen.

Unstrittig ist dennoch einiges.

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen, nicht nur die Tagessumme.
• Die Aufzeichnung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
• Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Ein Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung des Systems ein Mitbestimmungsrecht.

Eine handschriftliche Liste erfüllt das formal. Ob sie in einem Streitfall als verlässlich gilt, ist eine andere Frage, und zwar eine, die Sie nicht vor Gericht beantwortet bekommen wollen.

Vorsicht bei Werbeaussagen

An dieser Stelle ein deutliches Wort zum Marketing mancher Anbieter. Wer sein Zeiterfassungsmodul als gesetzeskonform bewirbt, bezieht sich auf eine Rechtslage, die in Teilen noch gar nicht existiert.

Wir haben in unseren Prüfungen keine einzige solche Aussage als belastbar bewerten können und tragen sie deshalb bei keinem Produkt als bestätigt ein. Das ist keine Kritik an den Funktionen, sondern an der Formulierung. Ein System, das Beginn, Ende und Pausen erfasst, Korrekturen protokolliert und exportierbar ist, erfüllt aller Voraussicht nach auch künftige Anforderungen. Versprechen kann das heute niemand seriös.

Was eine Personalsoftware konkret ändert

Der größte Effekt entsteht nicht in der Personalabteilung, sondern bei den Beschäftigten und den Führungskräften. Das überrascht viele Betriebe.

Ein Urlaubsantrag, der in einer App gestellt und dort genehmigt wird, erzeugt drei Dinge gleichzeitig: den Eintrag im Kalender, den Abzug vom Kontingent und einen nachvollziehbaren Vorgang mit Zeitstempel. Die Personalverwaltung tut dabei nichts. Sie sieht das Ergebnis.

Dasselbe gilt für die Abrechnung, die im Selbstbedienungsbereich liegt, für das Organigramm, das sich niemand mehr erklären lassen muss, und für die Dokumentablage, die den Aktenschrank ersetzt.

Aus unserer Prüfung

Sage HR

4,2

Modular aufgebaut: das Grundpaket deckt Abwesenheiten, digitale Personalakte und die mobile App ab, Zeiterfassung, Schichtplanung und Leistungsbeurteilung kommen einzeln hinzu. Für Betriebe, die schrittweise digitalisieren wollen, ist das die passendere Struktur als ein Gesamtpaket, von dem die Hälfte ungenutzt bleibt.

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Modulpreise richtig rechnen

Der modulare Aufbau hat eine Tücke, die beim Vergleich auffällt und beim Abschluss gern vergessen wird: Die meisten Module werden pro Person und Monat berechnet, einzelne aber als Festpreis.

Bei fünfzehn Beschäftigten ist ein Modul für zweifünfzig je Person eine Position von siebenunddreißig Euro fünfzig. Ein Modul mit einem Festpreis von hundertfünfundsiebzig Euro im Monat ist dagegen unabhängig von der Kopfzahl und für einen kleinen Betrieb der mit Abstand teuerste Baustein.

Das Recruiting macht in diesem Beispiel mehr als die Hälfte der Kosten aus. Wenn Sie im Jahr sechs Stellen besetzen, ist das teuer. Wenn Sie sechzig besetzen, ist es günstig. Diese Rechnung müssen Sie selbst aufmachen, kein Anbieter macht sie für Sie.

Den Betriebsrat früh einbinden

Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung eines Personalsystems mitbestimmungspflichtig. Das betrifft insbesondere alles, was geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen, und dazu gehören Zeiterfassung und Leistungsbeurteilung ohne Weiteres.

Betriebe, die den Betriebsrat erst nach der Kaufentscheidung informieren, verlieren regelmäßig Monate. Betriebe, die ihn in die Auswahl einbeziehen, berichten fast durchgängig von einem schnelleren Verfahren, weil die kritischen Fragen dann in der Anbieterauswahl geklärt werden und nicht danach.

Die Abgrenzung, die vor dem Kauf zu klären ist

Zum Schluss der Punkt, an dem die meisten Fehlkäufe entstehen. Personalsoftware und Entgeltabrechnung sind zwei verschiedene Dinge, und die Produktnamen im Markt verschleiern das eher, als dass sie es klären.

Eine reine Personalplattform verwaltet Akten, Abwesenheiten, Zeiten und Bewerbungen. Sie rechnet keine Gehälter ab und setzt keine Meldungen ab. Wer beides in einem System will, braucht ein Produkt, das ausdrücklich beides enthält, und die gibt es.

Fragen Sie deshalb schriftlich nach: Werden Lohnsteueranmeldung und die Meldungen nach dem DEÜV-Verfahren aus diesem System abgesetzt? Ein Ja oder Nein reicht. Es erspart Ihnen unter Umständen ein zweites Auswahlverfahren.

Aufbewahrungsfristen in der Personalakte

Eine digitale Personalakte löst ein Problem, das viele Betriebe gar nicht auf dem Schirm haben: Unterlagen, die zu lange aufbewahrt werden. Denn der Datenschutz verlangt nicht nur, dass Daten sicher liegen, sondern auch, dass sie verschwinden, wenn der Zweck entfallen ist.

Die Zeile zu den Bewerbungsunterlagen ist die, an der es in der Praxis am häufigsten hakt. Nach einer Absage besteht ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung nur so lange, wie Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend gemacht werden können. Danach ist zu löschen.

In einem Aktenschrank passiert das nie. In einem System mit hinterlegten Fristen passiert es automatisch, und genau das ist einer der unterschätzten Gründe für die Umstellung.

Das Rechtekonzept ist der schwierigste Teil

Sobald Personaldaten in einem System liegen, auf das mehrere Personen zugreifen, brauchen Sie eine Antwort auf die Frage, wer was sehen darf. Diese Antwort ist anspruchsvoller, als sie klingt.

Eine Führungskraft muss den Urlaub ihres Teams sehen, um planen zu können. Sie muss nicht das Gehalt sehen. Sie muss die Krankheitstage sehen, um Ausfälle zu organisieren, aber nicht die Diagnose, die ohnehin nirgends stehen darf. Die Personalabteilung sieht mehr, aber auch nicht alles: Gesundheitsdaten unterliegen als besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO strengeren Anforderungen.

1. Legen Sie zuerst die Rollen fest, nicht die Personen: Beschäftigte, Führungskraft, Personalverwaltung, Geschäftsführung.
2. Ordnen Sie jeder Rolle die Datenarten zu, die sie für ihre Aufgabe braucht, nicht die, die interessant wären.
3. Klären Sie die Vertretung. Wer sieht die Daten, wenn die Personalverwaltung im Urlaub ist?
4. Dokumentieren Sie das Ergebnis schriftlich. Es gehört in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
5. Prüfen Sie jährlich, ob die Rollen noch stimmen. Beförderungen ändern Zugriffe.

Ein System, das nur zwei Rollen kennt, nämlich Administrator und Benutzer, erfüllt diese Anforderungen nicht. Das ist eines der härtesten Ausschlusskriterien bei der Auswahl und wird regelmäßig übersehen, weil in der Demo alles offen ist.

Die Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter

Sobald Personaldaten in einem fremden System liegen, verarbeitet der Anbieter sie in Ihrem Auftrag. Damit brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und zwar bevor die ersten Daten übertragen werden.

Verantwortlich bleiben Sie. Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Fehlt der Vertrag, ist das ein eigenständiger Verstoß, unabhängig davon, ob etwas passiert ist.

Prüfen Sie dabei besonders die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Dort steht häufiger als im Hauptvertrag, wohin Daten tatsächlich fließen. Ein Anbieter, der diese Liste nicht öffentlich führt, sollte sie Ihnen auf Anfrage geben.

Wie Sie die Einführung planen

Personalsoftware wird selten an einem Tag eingeführt. Sinnvoll ist eine Reihenfolge, die mit dem beginnt, was den größten Nutzen bei geringstem Widerstand bringt.

1. Abwesenheiten zuerst. Urlaub und Krankmeldungen betreffen alle, sind unstrittig und erzeugen sofort spürbare Entlastung.
2. Danach die digitale Akte. Dokumente wandern nach und nach hinein, beginnend mit den laufenden Verträgen.
3. Dann die Zeiterfassung. Sie ist der Teil mit dem meisten Erklärungsbedarf und dem höchsten Mitbestimmungsgewicht.
4. Zuletzt Recruiting und Leistungsbeurteilung, sofern Sie sie brauchen.

Wer umgekehrt vorgeht und mit der Zeiterfassung beginnt, sammelt Widerstand ein, bevor irgendjemand einen Nutzen gesehen hat. Das ist der häufigste Grund, warum Einführungen stecken bleiben.

Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO

Jede beschäftigte Person kann verlangen, zu erfahren, welche Daten der Arbeitgeber über sie verarbeitet, und eine Kopie davon bekommen. Die Frist beträgt einen Monat.

In einem Betrieb mit Aktenschrank, drei Tabellen und einem gewachsenen Postfach ist diese Frist kaum zu halten. Jemand muss sämtliche Ablagen durchsuchen, und am Ende bleibt die Unsicherheit, ob etwas übersehen wurde.

Solche Ersuchen kommen selten aus heiterem Himmel. Sie kommen meist im Zusammenhang mit einer Kündigung oder einem Konflikt, und dann ist eine unvollständige Auskunft besonders unangenehm.

Ein System mit vollständiger Personalakte beantwortet die Anfrage per Export. Das ist einer der Punkte, die vor der Einführung niemand nennt und nach der ersten Anfrage jeder schätzt.

Wenn Beschäftigte den Betrieb verlassen

Der Austritt ist der Vorgang, bei dem in Tabellenlösungen am meisten liegen bleibt. Zugänge werden nicht gesperrt, Unterlagen bleiben in Postfächern, und der Urlaubsanspruch wird nachträglich neu gerechnet.

• Anteiliger Urlaubsanspruch bis zum Austrittstag, mit korrekter Rundung nach § 5 BUrlG.
• Abgeltung nicht genommenen Urlaubs, sofern er nicht verfallen ist.
• Rückgabe von Arbeitsmitteln, dokumentiert.
• Sperrung sämtlicher Zugänge zum Austrittstag.
• Arbeitszeugnis, mit Frist und Verantwortlichem.
• Aufbewahrung der Unterlagen nach Fristen statt auf unbestimmte Zeit.

Ein System mit hinterlegtem Austrittsprozess arbeitet diese Liste ab. Eine Tabelle kann das nicht, und deshalb wird sie bei jedem Austritt neu aus dem Gedächtnis zusammengesetzt.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Für arbeits- und datenschutzrechtliche Fragen wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder an Ihre Datenschutzbeauftragte.