Die 5 besten Programme für die Lohnabrechnung in Deutschland
Entgeltabrechnung ist kein Feld für Kompromisse: ohne DEÜV-Meldungen, Lohnsteueranmeldung und eAU-Abruf ist ein Programm hierzulande nicht einsetzbar. Fünf, die es können.
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Bei der Entgeltabrechnung gibt es eine Eintrittshürde, die kein Marketing überspringt. Ein Programm, das die Meldungen nach dem DEÜV-Verfahren nicht selbst absetzt, ist in Deutschland nicht einsetzbar. Nicht eingeschränkt, nicht umständlich, sondern nicht einsetzbar.
Diese eine Frage räumt den Markt schneller auf als jeder Funktionsvergleich, und sie ist der Grund, warum in dieser Liste keine internationalen Personalplattformen stehen.
Die Pflichtprüfung vor jeder Auswahl
- Werden die Meldungen nach dem DEÜV-Verfahren aus dem Programm heraus abgesetzt, oder werden Daten an einen Abrechner übergeben?
- Geht die Lohnsteueranmeldung nach § 41a EStG elektronisch über ELSTER?
- Lässt sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus dem Programm abrufen?
- Wie erfolgt die jährliche Anpassung an Steuertabellen und Beitragsbemessungsgrenzen?
- Welcher Buchhaltungsexport ist vorgesehen und arbeitet Ihre Kanzlei damit?
Der vorletzte Punkt ist bei lokal installierten Programmen der kritische. Ohne laufenden Wartungsvertrag bekommen Sie die Anpassung für das Folgejahr nicht, und dann rechnet das Programm ab Januar falsch. Falsch gerechnete Lohnsteuer holt sich das Finanzamt beim Arbeitgeber.
Platz 1: Sage Lohnabrechnung
Sage Lohnabrechnung steht vorn, weil es die Abrechnung selbst durchführt, die Meldungen selbst absetzt und dabei ohne Vertragsbindung auskommt. Entwickelt wird die Lösung nach Angabe des Herstellers seit 2009 in Leipzig.
Die drei Tarife unterscheiden sich nicht in der Abrechnung, sondern in den Personalfunktionen. Essentials bringt die Abrechnung samt Meldungen, den Zugriff der Beschäftigten auf ihre Abrechnungen, eine mobile App und den Buchhaltungsexport nach Sage und DATEV. Standard ergänzt Onboarding, Arbeitszeiten, Genehmigungswege und Abwesenheitsverwaltung. Premium fügt Schichtplanung und Ausgabenverwaltung hinzu.
Aus unserer Prüfung
Rechnet selbst ab und setzt die gesetzlichen Meldungen ab, kein bloßes Zuarbeiten. Keine langfristigen Verträge, Kündigung jederzeit möglich, 30 Tage kostenlose Testphase und ein Selbstbedienungsbereich, der die Rückfragen aus der Personalabteilung heraushält.
Platz 2: DATEV Lohn und Gehalt
Fachlich ist dieses Programm das vollständigste in der Liste, und für Betriebe mit Sonderfällen gibt es keine Alternative. Baulohn mit SOKA-BAU-Meldungen, Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit, Pfändungen, A1-Bescheinigungen: es gibt praktisch keinen Fall, den es nicht abbildet.
Aus unserer Prüfung
Vollständiges DEÜV-Meldeverfahren, eAU-Abruf, Baulohn und Kurzarbeitergeld. Wenn Ihre Kanzlei abrechnet, läuft sie mit hoher Wahrscheinlichkeit hier, und die Zusammenarbeit ist dann reibungsärmer als bei jeder anderen Wahl.
Der Preis dafür ist die Bedienung. Das Programm setzt Fachwissen voraus und verzeiht wenig. Ein Betrieb ohne ausgebildete Lohnbuchhaltung wird damit nicht glücklich und sollte die Abrechnung an eine Kanzlei geben, was ohnehin der übliche Weg ist.
Der Preis wird über die betreuende Kanzlei abgerechnet und nicht öffentlich als Liste geführt. Wir nennen deshalb keine Zahl.
Platz 3: Sage HR & Payroll
Dieses Produkt gehört in die Liste, wenn Sie Personalverwaltung und Entgeltabrechnung in einem System führen wollen und beides gleich wichtig ist.
Aus unserer Prüfung
Verbindet Cloud-Personalverwaltung mit der Abrechnung einschließlich Meldungen. Die Tarife enthalten fünf Beschäftigte; für Betriebe, die Abwesenheiten, Zeiten und Lohn gemeinsam führen, entfällt damit die Schnittstelle zwischen zwei Systemen.
Achten Sie bei diesem Produkttyp besonders auf die Namensähnlichkeit im Markt. Sage HR ohne Zusatz ist eine reine Personalplattform ohne Abrechnung. Die Produktnamen ähneln sich, die Leistung unterscheidet sich erheblich.
Platz 4: Lexware lohn+gehalt
Für Betriebe zwischen zehn und etwa zweihundert Abrechnungen im Monat, die selbst abrechnen und mit einer lokalen Installation leben können, ist dieses Programm eine solide Wahl.
Aus unserer Prüfung
Vollständiges DEÜV-Meldeverfahren, Lohnsteueranmeldung an ELSTER und eAU-Abruf, mit einem Monatsablauf, der den Anwender durch die Schritte führt und meldet, wenn etwas fehlt.
Zweite Einschränkung: Die Installation ist lokal und läuft unter Windows. Aus dem Homeoffice kommen Sie nicht an die Abrechnung, es sei denn über eine Terminalserverlösung.
Platz 5: Collmex
Collmex steht hier, weil es die Lohnabrechnung mit DEÜV-Meldungen im selben Produkt wie Warenwirtschaft und Bilanzbuchhaltung führt, und zwar zum Festpreis für den Mandanten.
Aus unserer Prüfung
Entgeltabrechnung mit Lohnsteueranmeldung und DEÜV-Meldungen als Teil eines Gesamtpakets, abgerechnet pro Mandant statt pro Benutzer. Für kleine Betriebe, die ohnehin alles in einem System führen wollen, der günstigste Weg.
Den eAU-Abruf konnten wir für dieses Produkt nicht bestätigen. Das ist kein Hinweis darauf, dass er fehlt, sondern dass wir ihn nicht geprüft haben. Fragen Sie nach, bevor Sie sich festlegen.
Die fünf im Überblick
| Programm | Betrieb | Abrechnung nach | Testphase |
|---|---|---|---|
| Sage Lohnabrechnung | Cloud | Kopfzahl, 5 inklusive | 30 Tage |
| DATEV Lohn und Gehalt | Kanzlei oder lokal | über die Kanzlei | nicht veröffentlicht |
| Sage HR & Payroll | Cloud | Kopfzahl, 5 inklusive | vorhanden |
| Lexware lohn+gehalt | lokal, Windows | Tarifstufe | vorhanden |
| Collmex | Cloud | Festpreis je Mandant | kostenloser Tarif |
Der häufigste Fehlkauf in diesem Segment
Er besteht darin, eine Personalplattform mit vorbereitender Lohnabrechnung für eine Abrechnungssoftware zu halten. Die Systeme sammeln abrechnungsrelevante Daten und übergeben sie an einen Abrechner. Die Meldungen setzen sie nicht ab.
Das kann genau richtig sein, wenn Sie ohnehin abrechnen lassen. Es ist falsch, wenn Sie damit die Kanzleikosten einsparen wollten. Dann zahlen Sie für das Personalsystem und weiterhin für die Abrechnung.
Stellen Sie deshalb eine einzige Frage schriftlich: Setzt das System die DEÜV-Meldungen selbst ab? Ein Ja oder Nein genügt.
Selbst abrechnen oder abrechnen lassen
Bevor Sie ein Programm auswählen, sollten Sie die Frage davor beantworten: Wollen Sie überhaupt selbst abrechnen?
Die Entgeltabrechnung ist ein Bereich mit hohem Haftungsrisiko und laufenden Rechtsänderungen. Wer sie selbst übernimmt, braucht jemanden im Haus, der sich fortlaufend damit befasst. Ein Nebenbei geht selten gut.
| Beschäftigte | Tendenz | Begründung |
|---|---|---|
| bis 10 | abrechnen lassen | Fixaufwand je Lauf zu hoch |
| 10 bis 30 | beides vertretbar | hängt an vorhandener Fachkenntnis |
| 30 bis 100 | eher selbst | Kanzleikosten steigen linear |
| über 100 | selbst mit Fachpersonal | Kontrolle und Reaktionszeit |
Diese Tabelle ist eine Orientierung, kein Rechenmodell. Entscheidend ist ein anderer Faktor: Haben Sie eine Person, die Lohnabrechnung kann und die auch in sechs Monaten noch da ist? Wenn nicht, ist die Kanzlei der stabilere Weg, unabhängig von der Kopfzahl.
Die Vertretungsfrage
Sie ist der am häufigsten übersehene Punkt in der ganzen Auswahl. Die Abrechnung muss auch stattfinden, wenn die zuständige Person krank ist oder kündigt.
In vielen Betrieben gibt es dafür keinen Plan. Die Abrechnung liegt bei einer Person, die Zugangsdaten liegen bei derselben Person, und das Wissen über Sonderfälle liegt in ihrem Kopf.
Prüfen Sie deshalb, ob das System mehrere Benutzer mit getrennten Rechten erlaubt und ob eine zweite Person eingearbeitet werden kann, ohne Vollzugriff zu erhalten. Und dokumentieren Sie die Sonderfälle schriftlich, und zwar bevor Sie sie brauchen.
Rechtsänderungen und wie Anbieter damit umgehen
Im Lohnbereich ändert sich jedes Jahr etwas, und manchmal mitten im Jahr. Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte, Mindestlohn, Meldeverfahren.
Bei Cloudlösungen erfolgt die Anpassung zentral, und der Anwender merkt davon im besten Fall nichts. Bei lokal installierten Programmen hängt alles am Wartungsvertrag. Ohne ihn bekommen Sie das Update nicht.
Fragen Sie außerdem nach der Geschwindigkeit. Wenn eine Änderung im Dezember beschlossen wird und im Januar gilt, wann ist sie im Programm? Anbieter mit eigener Entwicklung in Deutschland sind hier in der Regel schneller als Anbieter, die eine internationale Codebasis lokalisieren.
Was die Beschäftigten von der Umstellung haben
Eine Umstellung in der Entgeltabrechnung wird meist mit Effizienz begründet. Für die Belegschaft ist das kein Argument. Für sie zählt etwas anderes.
- Die Abrechnung liegt digital vor und ist auch nach drei Jahren noch auffindbar, ohne Nachfrage in der Personalabteilung.
- Der Urlaubsstand ist jederzeit einsehbar und nicht Gegenstand von Diskussionen.
- Anträge lassen sich stellen, ohne jemanden persönlich anzusprechen, was besonders bei Schichtbetrieb zählt.
- Bescheinigungen für Bank oder Behörde sind selbst abrufbar.
Diese Punkte gehören in die Kommunikation zur Einführung. Eine Umstellung, die als Sparmaßnahme angekündigt wird, erzeugt Widerstand. Eine, die den Beschäftigten etwas gibt, läuft leichter.
Was bei einem Fehler in der Abrechnung tatsächlich passiert
Die Haftungslage in der Entgeltabrechnung wird von Betrieben regelmäßig unterschätzt, und sie ist der eigentliche Grund, warum bei der Auswahl Sorgfalt angebracht ist.
Bei zu wenig einbehaltener Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber. Das Finanzamt wendet sich an ihn, nicht an die Beschäftigten. Bei zu wenig abgeführten Sozialversicherungsbeiträgen gilt dasselbe, und hier kommt hinzu, dass Nachforderungen bis zu vier Jahre zurückreichen können, bei Vorsatz deutlich länger.
Der Rückgriff auf die Beschäftigten ist beim Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung praktisch auf drei Monate begrenzt. Was darüber hinausgeht, bleibt beim Arbeitgeber hängen. Bei zwanzig Beschäftigten und einem systematischen Fehler über zwei Jahre sind das schnell fünfstellige Beträge.
Die Übergabe an die Buchhaltung
Die Lohnabrechnung endet nicht mit der Überweisung. Die Buchungssätze müssen in die Finanzbuchhaltung, und zwar aufgeteilt auf Lohnaufwand, Sozialversicherung, Lohnsteuer und Verbindlichkeiten.
Wenn dieser Export fehlt oder nicht zum Kontenrahmen passt, bucht jemand jeden Monat von Hand. Das sind zwei bis vier Stunden, die in keiner Wirtschaftlichkeitsrechnung auftauchen, weil sie in der Buchhaltung anfallen und nicht in der Personalabteilung.
Lassen Sie sich den Export deshalb vor dem Abschluss zeigen, und zwar mit Ihrem Kontenrahmen, nicht mit dem Standardkontenrahmen des Anbieters.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Für sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtliche Fragen wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei.
Verfasst von
Sarah Untermann
Redakteurin, Schwerpunkt Personal
Sarah Untermann hat Arbeitsrecht studiert und war fünf Jahre in der Personalabteilung eines Zulieferbetriebs mit 340 Mitarbeitenden tätig.