Die 5 besten Buchhaltungsprogramme für kleine Unternehmen in Deutschland
Fünf Programme, die für Betriebe bis etwa fünfzig Beschäftigte tatsächlich infrage kommen, mit geprüften Preisen, der Frage nach Bilanz oder EÜR und der Kanzleianbindung als entscheidendem Kriterium.
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Wer in Deutschland nach einer Buchhaltungssoftware sucht, findet innerhalb von zehn Minuten dreißig Namen und keine Entscheidungsgrundlage. Jeder Anbieter verspricht dasselbe, und die Preisseiten lassen sich nicht vergleichen, weil der eine pro Arbeitsplatz rechnet, der nächste pro Mandant und der dritte gar keine Zahl nennt.
Diese Rangliste macht es umgekehrt. Sie beginnt nicht mit Produkten, sondern mit den drei Fragen, die den Markt für Ihren Betrieb halbieren, und ordnet die Programme dann danach ein.
Die drei Fragen vor jedem Vergleich
Erstens: Müssen Sie bilanzieren? Eine ganze Reihe günstiger Cloudprogramme kann ausschließlich die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Wenn Sie als GmbH bilanzieren oder als Gewerbetreibender die Grenzen des § 141 AO überschreiten, fallen diese Produkte sofort heraus.
Zweitens: Wie arbeitet Ihre Kanzlei? Die meisten deutschen Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. Klären Sie, ob ein Export als Datei reicht oder ob eine Schnittstelle Buchungssätze und Belegbilder gemeinsam übergeben soll. Zwischen beiden liegt ein Arbeitstag im Jahr, auf Ihrer Seite.
Drittens: Wie viele Personen arbeiten mit dem Programm? Diese Frage entscheidet den Preis drastisch. Ein Programm für dreißig Euro pro Arbeitsplatz ist bei vier Arbeitsplätzen teurer als eines für hundert Euro pro Mandant, und auf den Preisseiten sieht es umgekehrt aus.
Platz 1: Sage Active
Sage Active steht hier vorn, weil es die Frage nach Bilanz und die Frage nach der Nutzerzahl gleichzeitig beantwortet, und zwar zugunsten des Betriebs.
Der Tarif Essentials bringt doppelte Buchführung mit den Kontenrahmen SKR03 und SKR04, Anlagenbuchhaltung, Einnahmenüberschussrechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschlüsse. Dazu kommen Lohnabrechnung und Personalverwaltung im selben Tarif. Enthalten sind ein Unternehmen, zehn Nutzer und zwei Mitarbeitende.
Der Preis ist ein Tarifpreis für das Unternehmen, nicht ein Preis pro Arbeitsplatz. Für einen Betrieb, in dem drei oder vier Personen buchen, ist das der Unterschied zwischen einer zweistelligen und einer dreistelligen Monatsrechnung.
Aus unserer Prüfung
Doppelte Buchführung nach SKR03 und SKR04 im Tarif Essentials, zehn Nutzer im Tarifpreis enthalten, Lohn und Personal ohne Zusatzprodukt. Derzeit gilt ein Rabatt von 50 Prozent für die ersten drei Monate, dazu eine Testphase von 30 Tagen.
Was Sie wissen sollten: Der Tarif Starter enthält keine Buchhaltung. Er deckt Angebote, Rechnungen und den Bankabgleich ab. Wer bucht, braucht Essentials, und mit diesem Tarif sollten Sie auch rechnen.
Beim Versand von E-Rechnungen macht die deutsche Produktseite keine eindeutige Angabe zur erzeugten ZUGFeRD-Version. Wir haben das deshalb nicht als bestätigt eingetragen. Fragen Sie danach, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber liefern.
Platz 2: Lexware Office
Lexware Office ist das Produkt mit der längsten Historie bei deutschen Steuerkanzleien und dem geradlinigsten Weg dorthin. Wenn Ihre Kanzlei seit Jahren Lexware-Daten verarbeitet, ist das ein Argument, das keine Funktionsliste aufwiegt.
Der Ablauf ist auf Betriebe zugeschnitten, die ihre laufende Buchhaltung selbst erledigen und den Abschluss der Kanzlei überlassen. Belege kommen per Foto oder Upload ins System, werden einem Buchungsvorschlag zugeordnet und gegen den Kontoumsatz gehalten. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht direkt an ELSTER.
Aus unserer Prüfung
Der kürzeste Weg zur DATEV-Kanzlei, Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt an ELSTER und Belegerfassung per Smartphone. Für Einzelunternehmen und kleine GmbHs ohne Bilanzierungspflicht der naheliegende Einstieg.
Die Grenze ist klar und sie verläuft genau dort, wo auch die handelsrechtliche Buchführungspflicht verläuft: Lexware Office führt die Einnahmenüberschussrechnung. Wer bilanzieren muss, braucht ein anderes Produkt aus derselben Reihe oder einen anderen Anbieter.
Zweiter Punkt, der regelmäßig zu Ärger führt: Kostenstellen fehlen. Wenn Sie nach Baustelle, Projekt oder Standort auswerten wollen, scheidet das Produkt aus.
Platz 3: sevDesk
sevDesk gehört hierher, wenn der Engpass in Ihrem Betrieb die Belegerfassung ist. Das ist bei Handwerksbetrieben und im Handel häufiger der Fall als bei Dienstleistern.
Ein fotografierter Beleg wird ausgelesen, Lieferant, Betrag und Steuersatz werden vorgeschlagen und gegen den passenden Bankumsatz gehalten. Bei wiederkehrenden Lieferanten funktioniert das gut. Bei Kassenbons mit Thermodruck und handschriftlichen Quittungen müssen Sie nacharbeiten, und das gilt für jeden Anbieter in dieser Klasse.
Aus unserer Prüfung
Der beste Bankabgleich in dieser Preisklasse, Kostenstellen sind enthalten, und der Tarif Pro bringt eine schlanke Warenwirtschaft mit Artikelstamm und Lagerbestand mit.
Auch hier gilt die Bilanzgrenze: sevDesk führt die Einnahmenüberschussrechnung, nicht die doppelte Buchführung. Und aus Kanzleisicht fehlt ein echter Beraterzugang mit Leserechten, sodass Rückfragen weiterhin per E-Mail laufen.
Platz 4: Sage 50 Connected
Sage 50 Connected ist die Wahl für Betriebe, die Buchhaltung und Warenwirtschaft in einem System führen und dabei bilanzieren wollen. EÜR oder Bilanz sind bereits im Grundtarif enthalten, ebenso die DATEV-Schnittstelle.
Die Tarife unterscheiden sich weniger im Grundgerüst als in der Tiefe. Standard bringt Angebote und Rechnungen, Onlinebanking, Warenwirtschaft, Belegarchivierung und E-Rechnung. Comfort ergänzt Anlagenbuchhaltung und Bestellwesen, Professional zusätzlich Kosten- und Erlösrechnung sowie Variantenartikel.
Aus unserer Prüfung
Bilanzfähig im Grundtarif, DATEV-Schnittstelle enthalten, ZUGFeRD-konforme E-Rechnung im Format PDF/A und 30 Tage Testphase ohne Zahlungsangaben. Die Daten liegen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
Platz 5: Collmex
Collmex ist der unauffälligste Anbieter in dieser Liste und für preisbewusste Betriebe der interessanteste. Warenwirtschaft, doppelte Buchführung mit Bilanz und Lohnabrechnung mit DEÜV-Meldungen in einem Produkt, zum Festpreis für den Mandanten statt pro Nutzer.
Aus unserer Prüfung
Warenwirtschaft, Bilanz und Lohn in einem Produkt, abgerechnet pro Mandant statt pro Benutzer. Für Betriebe mit mehreren Personen im Büro ist das der günstigste vollständige Zuschnitt in dieser Liste.
Der Preis dafür ist die Oberfläche. Sie stammt erkennbar aus einer anderen Softwaregeneration und ist nicht selbsterklärend. Neue Mitarbeitende brauchen eine Einweisung, keine Einarbeitung durch Ausprobieren.
Wer damit leben kann, bekommt einen Funktionsumfang, für den andere Anbieter drei getrennte Produkte verkaufen.
Die fünf im Überblick
| Programm | Bilanz | Abrechnung | Testphase |
|---|---|---|---|
| Sage Active | ja, im Tarif Essentials | pro Unternehmen | 30 Tage |
| Lexware Office | nein, nur EÜR | pro Unternehmen | vorhanden |
| sevDesk | nein, nur EÜR | pro Unternehmen | vorhanden |
| Sage 50 Connected | ja, ab Standard | pro Arbeitsplatz | 30 Tage |
| Collmex | ja | pro Mandant | kostenloser Tarif |
Wie Sie die Testphase richtig nutzen
Fast alle Anbieter gewähren eine Testphase, und fast alle Betriebe nutzen sie falsch. Sie klicken durch die Beispieldaten des Anbieters, finden alles übersichtlich und schließen ab.
Beispieldaten sind so gebaut, dass alles funktioniert. Nehmen Sie stattdessen drei echte Vorgänge.
- Die komplizierteste Ausgangsrechnung des letzten Quartals, mit allen Rabatten, Teilleistungen und Sonderkonditionen.
- Eine Eingangsrechnung eines Stammlieferanten samt Skontovereinbarung.
- Einen vollständigen Monatsabschluss mit Umsatzsteuer-Voranmeldung, vom Beleg bis zur Übermittlung.
Wenn diese drei sauber durchlaufen, haben Sie eine belastbare Grundlage. Wenn einer hakt, wissen Sie es jetzt und nicht im Februar.
Wer in dieser Liste bewusst fehlt
Eine Rangliste sagt auch etwas darüber aus, was nicht darin steht. Drei Gruppen von Produkten haben wir bewusst ausgelassen.
Erstens internationale Programme ohne belastbare deutsche Anbindung. Sie sind funktional oft hervorragend, scheitern aber an ELSTER, am DATEV-Format oder an den Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Ein Betrieb, dessen Kanzlei nacharbeiten muss, zahlt den vermeintlich günstigeren Preis mehrfach.
Zweitens reine Rechnungsprogramme. Sie schreiben Rechnungen und verwalten Kunden, führen aber keine Buchhaltung. Für Kleinstunternehmen kann das genügen, gehört aber nicht in einen Vergleich von Buchhaltungssoftware.
Drittens Systeme, die ausschließlich über Partner vertrieben werden und für die kein Preis veröffentlicht ist. Sie können hervorragend passen, lassen sich aber nicht vergleichen, und ein Vergleich ohne Preis ist wertlos.
Wie sich der Bedarf mit der Betriebsgröße ändert
| Größe | Kritische Anforderung | Typischer Zuschnitt |
|---|---|---|
| 1 Person | EÜR, einfache Belegerfassung | Cloudprogramm, ein Nutzer |
| 2 bis 9 | Bankabgleich, Kanzleiübergabe | Cloudprogramm, Tarif je Unternehmen |
| 10 bis 49 | Bilanz, Kostenstellen, mehrere Nutzer | Cloud oder lokal, Mehrnutzerfähigkeit |
| 50 bis 249 | Anlagenbuchhaltung, Auswertungen, Rechte | ERP-nahes System |
Die Zeile mit zehn bis neunundvierzig Beschäftigten ist die kritischste, weil dort der Übergang stattfindet. Betriebe in dieser Größe wählen häufig ein Produkt, das für die vorherige Stufe gedacht war, und wachsen innerhalb von achtzehn Monaten heraus.
Rechnen Sie deshalb nicht mit der heutigen Zahl, sondern mit der in drei Jahren. Ein Wechsel kostet mehr als der Preisunterschied zwischen zwei Tarifen.
Die E-Rechnung als Auswahlkriterium
Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ausnahmslos, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für den Versand laufen Übergangsfristen, gestaffelt nach Vorjahresumsatz.
Für die Softwareauswahl heißt das: Empfang und Versand sind zwei getrennte Funktionen mit zwei getrennten Fristen, und sie sind getrennt zu prüfen. Ein Anbieter, der auf seiner Website nur E-Rechnung schreibt, hat die Frage nicht beantwortet.
- Kann die Software eine eingehende ZUGFeRD-Datei auslesen und die Daten in die Buchung übernehmen, oder legt sie nur das PDF ab?
- Welche ZUGFeRD-Version wird beim Versand erzeugt? Unter Version 2.1 erfüllt die Datei die Norm EN 16931 nicht.
- Wird XRechnung unterstützt? Das brauchen Sie, sobald ein öffentlicher Auftraggeber dabei ist.
- Wie wird archiviert? Aufbewahrungspflichtig ist die strukturierte Datei, nicht der Ausdruck.
Der letzte Punkt ist der, an dem die meisten Betriebe scheitern, und zwar organisatorisch, nicht technisch. Wer eingehende E-Rechnungen im Postfach liegen lässt, erfüllt die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit nicht.
Die Kassenführung als eigener Prüfungsschwerpunkt
Betriebe mit Bargeschäft haben eine Anforderung, die in keiner Softwareübersicht auftaucht und bei jeder Kassennachschau geprüft wird: die Kassenführung nach § 146a AO.
Elektronische Aufzeichnungssysteme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Jeder Geschäftsvorfall wird damit protokolliert und ist nachträglich nicht veränderbar. Dazu kommt die Belegausgabepflicht und die Meldepflicht für das eingesetzte System.
Wer ein offenes Ladenkassenbuch führt, braucht keine solche Einrichtung, muss die Kasse aber täglich zählen und das Ergebnis in einem Zählprotokoll festhalten. Eine Buchhaltungssoftware mit Kassenbuchfunktion ersetzt das nicht automatisch. Klären Sie diesen Punkt gesondert, wenn Bargeld eine Rolle spielt.
Zwei Fehler beim Vergleich von Preisseiten
Der erste Fehler ist der Vergleich von Monatspreisen bei unterschiedlicher Zahlungsweise. Viele Anbieter nennen den Monatspreis bei jährlicher Vorauszahlung, andere den bei monatlicher Zahlung. Zwischen beiden liegen regelmäßig fünfzehn bis zwanzig Prozent.
Der zweite Fehler ist der Vergleich ohne Mindestlaufzeit. Ein Angebot mit zwölf Monaten Bindung ist nicht dasselbe wie eines mit monatlicher Kündigungsfrist, auch wenn die Zahl identisch ist. Bei einem Produkt, das Sie noch nicht kennen, ist die kürzere Bindung bares Geld wert.
- Rechnen Sie alle Angebote auf denselben Zahlungsrhythmus um, bevor Sie vergleichen.
- Notieren Sie die Mindestlaufzeit und die Kündigungsfrist neben jedem Preis.
- Prüfen Sie, ob der genannte Preis für Neukunden gilt und was nach dem ersten Jahr passiert.
- Fragen Sie, wie eine Preiserhöhung angekündigt wird und ob ein Sonderkündigungsrecht besteht.
Der letzte Punkt wird fast nie gestellt und ist der wichtigste. Preiserhöhungen kommen, und die Frage ist nur, ob Sie darauf reagieren können.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Preise und Konditionen ändern sich; maßgeblich sind die Angaben des Anbieters zum Zeitpunkt Ihres Vertragsschlusses.
Verfasst von
Katharina Brehm
Redaktionsleitung
Katharina Brehm ist gelernte Steuerfachangestellte und war neun Jahre in einer mittelständischen Kanzlei tätig, zuletzt in der Begleitung von Betriebsprüfungen.