Die 5 besten ERP-Systeme für den deutschen Mittelstand
Warenwirtschaft, Fertigung und Finanzen auf einer Datenbasis. Fünf Systeme, die in Deutschland tatsächlich eingeführt werden, mit ehrlichen Angaben zu Kosten und Projektdauer.
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Bei ERP-Systemen ist die Softwareauswahl der kleinere Teil der Entscheidung. Der größere ist die Frage, ob Ihr Betrieb bereit ist, seine Abläufe aufzuschreiben und dort zu ändern, wo sie nicht zusammenpassen.
Wer diese Bereitschaft nicht mitbringt, scheitert mit jedem System in dieser Liste. Wer sie mitbringt, hat die Wahl zwischen fünf ernst zu nehmenden Kandidaten.
Was ein Projekt tatsächlich kostet
Vorab die Zahl, die in keinem Angebot steht. Die Betriebe, mit denen wir gesprochen haben, nennen für das Gesamtprojekt das Zwei bis Fünffache der ersten Jahreslizenz.
- Beratung und Einrichtung durch einen Partner, in der Regel der größte Einzelposten.
- Datenübernahme einschließlich der Bereinigung doppelter Artikel, Kunden und Lieferanten.
- Schulung, gerechnet in Personentagen der eigenen Belegschaft.
- Produktivitätsverlust in den ersten sechs bis zehn Wochen.
- Anpassungen, die erst im laufenden Betrieb sichtbar werden.
Wer mit dem unteren Rand dieser Spanne kalkuliert, kalkuliert zu knapp.
Platz 1: Sage 100
Sage 100 steht vorn, weil es zwei Dinge bietet, die im Mittelstand selten zusammenkommen: einen modularen Aufbau mit veröffentlichten Preisen und eine unbegrenzte Mandantenanzahl in allen Kernmodulen.
Der zweite Punkt verändert die Rechnung für jeden Betrieb mit mehreren Gesellschaften grundlegend. Systeme, die pro Mandant abrechnen, werden bei drei Gesellschaften dreimal so teuer. Hier nicht.
Aus unserer Prüfung
Warenwirtschaft ab 56,00 EUR, Rechnungswesen ab 58,00 EUR und Produktion ab 90,00 EUR pro Nutzer und Monat, jeweils mit unbegrenzter Mandantenanzahl. DATEV-Export und -Import sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER sind im Rechnungswesen enthalten.
Die Preise gelten bei jährlicher Rechnungsstellung mit zwölf Monaten Mindestvertragslaufzeit. Der Betrieb ist lokal oder in der Cloud möglich, und über das AppCenter stehen mehr als zweihundert Erweiterungen bereit.
Eine selbst startbare Testphase gibt es nicht. Sage bietet eine interaktive Produkttour und ein Infopaket mit Praxisleitfaden zur ERP-Auswahl an.
Platz 2: weclapp
weclapp ist das zugänglichste System in dieser Liste und für Handels- und Dienstleistungsbetriebe zwischen zehn und zweihundert Beschäftigten oft die pragmatischste Wahl.
Aus unserer Prüfung
CRM, Warenwirtschaft, Einkauf, Buchhaltung und Projektverwaltung in einem browserbasierten System mit veröffentlichten Preisen pro Nutzer, gehostet in Deutschland. Der Beleglauf vom Angebot bis zur Buchung ist durchgängig.
Der Buchhaltungsteil ist funktionsfähig, aber schlanker als ein spezialisiertes Produkt. Die meisten Anwender exportieren nach DATEV und lassen den Jahresabschluss in der Kanzlei erstellen. Das ist der übliche und aus unserer Sicht sinnvolle Weg.
Realistisch ist eine Einführungsdauer von mehreren Wochen mit einem Verantwortlichen im Haus. Wer glaubt, das sei in zwei Wochen erledigt, wird enttäuscht.
Platz 3: Sage Operations
Sage Operations zielt enger als Sage 100: auf Handel und diskrete Fertigung, mit Schwerpunkt auf dem automatisierten Warenfluss.
Aus unserer Prüfung
Beschaffung, Lager, Verkauf und Fertigung auf einer Datenbasis, mit automatisierten Bestellvorschlägen, Workflow-Automatisierung, Automatisierung von Eingangsrechnungen und DATEV-Schnittstelle.
Platz 4: Dynamics 365 Business Central
Für Betriebe, die ohnehin vollständig in der Microsoft-Welt arbeiten, ist die Einbindung in Outlook, Excel und Teams das entscheidende Argument. Eine Rechnung lässt sich direkt aus Outlook erzeugen, Auswertungen ziehen unmittelbar aus den Daten.
Aus unserer Prüfung
Finanzbuchhaltung mit Bilanz, Warenwirtschaft und im Premium-Tarif Fertigung, dazu die tiefste Microsoft-365-Integration in dieser Liste und ein großes Partnernetz in Deutschland.
Zwei Punkte gehören in jede Kalkulation. Erstens wird das System über Implementierungspartner verkauft, und das Einführungsprojekt kostet regelmäßig ein Vielfaches der ersten Jahreslizenz. Zweitens ist die deutsche Entgeltabrechnung nicht enthalten und läuft über ein Zusatzprodukt aus dem Partnernetz.
Platz 5: SAP Business One
SAP Business One ist nicht die kleine Ausgabe von S/4HANA, sondern ein eigenes Produkt mit eigener Codebasis für Betriebe zwischen etwa fünfzig und fünfhundert Beschäftigten.
Aus unserer Prüfung
Produktionsplanung mit mehrstufigen Stücklisten, Arbeitsplänen und Kapazitätsplanung, dazu eine deutsche Lokalisierung, die vom Hersteller gepflegt wird. Für produzierende Betriebe mit Chargenverfolgung der passendste Zuschnitt in dieser Liste.
Der Vertrieb läuft ausschließlich über Partner, und ein Listenpreis wird nicht veröffentlicht. Die deutsche Entgeltabrechnung ist nicht enthalten.
Die fünf im Überblick
| System | Preis veröffentlicht | Mandanten | Vorab ansehen |
|---|---|---|---|
| Sage 100 | ja, ab 56,00 EUR je Nutzer | unbegrenzt | Produkttour |
| weclapp | ja, pro Nutzer | je nach Tarif | Testphase |
| Sage Operations | nein | nicht beziffert | Live-Demo |
| Business Central | ja, pro Nutzer | je nach Lizenz | Testphase |
| SAP Business One | nein | je nach Lizenz | über Partner |
Wann Sie kein ERP brauchen
Zum Schluss der Gegenfall, den kein Anbieter schildert. Wenn Sie zweihundert Artikel führen, über einen Kanal verkaufen und Ihr Bestand stimmt, brauchen Sie kein ERP-System. Sie brauchen eine ordentliche Warenwirtschaft und Disziplin bei der Inventur.
Der Nutzen entsteht dort, wo mehrere Kanäle, mehrere Lagerorte oder eine Fertigung zusammenkommen. Wer das nicht hat, spart Geld, indem er wartet.
Standard oder Anpassung: die teuerste Weggabelung
In jedem ERP-Projekt kommt der Moment, in dem ein Ablauf im Standard nicht abgebildet ist. Dann gibt es zwei Wege: den Ablauf ändern oder das System anpassen.
Anpassungen sind verführerisch, weil sie den Widerstand im Betrieb vermeiden. Sie haben aber Folgekosten, die in der Projektphase niemand nennt: Jede Anpassung muss bei jedem Update geprüft werden, und jede Anpassung bindet Sie an den Partner, der sie gebaut hat.
Die Faustregel erfahrener Projektleiter lautet: Anpassen Sie nur dort, wo der Ablauf Ihr Alleinstellungsmerkmal ist. Alles andere im Standard. Ein Betrieb, der seine Rechnungsnummern seit dreißig Jahren in einem besonderen Format vergibt, hat dafür kein Alleinstellungsmerkmal, sondern eine Gewohnheit.
| Wunsch | Empfehlung | Grund |
|---|---|---|
| Eigene Belegnummernformate | Standard übernehmen | reine Gewohnheit |
| Branchenspezifische Kalkulation | anpassen | wettbewerbsrelevant |
| Zusätzliche Freigabestufe | im Standard konfigurieren | meist vorgesehen |
| Eigene Auswertungen | anpassen | geringe Update-Last |
| Abweichende Lagerlogik | gründlich prüfen | hohe Folgekosten |
Den Partner auswählen, nicht nur das System
Bei ERP-Systemen, die über Partner eingeführt werden, ist der Partner wichtiger als das Produkt. Dasselbe System kann mit einem guten Partner in vier Monaten laufen und mit einem schlechten nach zwei Jahren immer noch nicht.
- Verlangen Sie zwei Referenzen aus Ihrer Branche und in Ihrer Größenordnung, und rufen Sie dort an.
- Fragen Sie nach der Person, die das Projekt tatsächlich leiten wird, nicht nach dem Unternehmen.
- Klären Sie, was nach dem Produktivstart passiert und was der laufende Support kostet.
- Lassen Sie sich Festpreise für klar abgegrenzte Pakete geben, nicht nur Tagessätze.
- Prüfen Sie, wie viele Beratende der Partner für dieses Produkt beschäftigt. Bei zwei Personen sind Sie bei Krankheit blockiert.
Der Anruf bei den Referenzen ist der wertvollste Teil dieser Liste. Fragen Sie dort nicht, ob sie zufrieden sind, sondern was schiefgelaufen ist und wie der Partner damit umgegangen ist. Die Antwort auf die zweite Frage sagt alles.
Der Datenschutz bei international geführten Systemen
Mehrere Systeme in dieser Liste stammen von Anbietern mit Konzernsitz außerhalb der Europäischen Union. Das schließt sie nicht aus, verlangt aber eine eigene Prüfung.
EU-Hosting ist bei den meisten wählbar. Der Konzern unterliegt dennoch dem Recht seines Sitzstaates. Ob der Angemessenheitsbeschluss für das EU-US Data Privacy Framework dauerhaft trägt, ist rechtlich nicht abschließend geklärt; die beiden Vorgängerregelungen wurden vom Europäischen Gerichtshof aufgehoben.
Praktischer Rat: Prüfen Sie die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Dort steht häufiger als im Hauptvertrag, wohin Daten tatsächlich fließen. Und besprechen Sie das Ergebnis mit Ihrer Datenschutzbeauftragten, bevor Sie unterschreiben, nicht danach.
Ein realistischer Zeitplan
Zum Abschluss ein Zeitplan, wie er sich in Projekten bewährt hat, die gut gelaufen sind. Er ist konservativer als das, was in Angeboten steht.
- Monat eins und zwei: Abläufe aufschreiben, Anforderungen festlegen, Stammdaten bereinigen.
- Monat drei: Anbieter und Partner auswählen, Demos mit eigenen Vorgängen.
- Monat vier und fünf: Einrichtung, Datenübernahme, erste Tests mit echten Belegen.
- Monat sechs: Parallelbetrieb in einem Teilbereich, Schulung der Belegschaft.
- Monat sieben: Produktivstart, am besten zu einem Monatsbeginn.
- Monat acht und neun: wöchentliche Nachsteuerung mit offener Liste.
Neun Monate klingen lang. Projekte, die in vier Monaten versprochen werden, dauern erfahrungsgemäß trotzdem neun, nur mit mehr Ärger unterwegs.
Lizenzarten verstehen, bevor Sie zählen
Fast alle Hersteller unterscheiden zwischen Vollzugriff und eingeschränktem Zugriff. Eine Person, die nur Zeiten erfasst oder Berichte liest, braucht keine Volllizenz, und der Preisunterschied ist erheblich.
Gehen Sie deshalb Ihre Belegschaft durch und ordnen Sie jeder Person eine Rolle zu, bevor Sie ein Angebot einholen. Bei dreißig Beschäftigten sind häufig nur acht bis zwölf Personen auf Vollzugriff angewiesen. Wer pauschal dreißig Volllizenzen anfragt, bekommt ein Angebot, das doppelt so teuer ist wie nötig, und vergleicht es dann mit einem anderen, das ebenso überhöht ist.
Klären Sie außerdem, ob Lizenzen benannt oder gleichzeitig genutzt werden. Bei gleichzeitiger Nutzung reichen in Betrieben mit Schichtbetrieb deutlich weniger Lizenzen als Personen.
Die Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Kein ERP-System steht allein. Es muss mit dem Shop sprechen, mit dem Versanddienstleister, mit der Kanzlei und häufig mit einer Branchenlösung, die niemand ersetzen will.
Die Frage lautet deshalb nicht, ob ein System eine Schnittstelle hat, sondern welcher Art sie ist. Eine offene Programmierschnittstelle ist etwas anderes als ein fertiger Konnektor, und ein Konnektor eines Drittanbieters ist etwas anderes als einer vom Hersteller.
| Art | Aufwand | Risiko bei Updates |
|---|---|---|
| Konnektor des Herstellers | gering | gering |
| Zertifizierter Partnerkonnektor | gering bis mittel | mittel |
| Offene Schnittstelle, selbst gebaut | hoch | hoch |
| Dateiaustausch, etwa als CSV | gering | gering, aber manuell |
Die letzte Zeile wird oft belächelt und ist in der Praxis stabil. Ein nächtlicher Dateiaustausch, der seit fünf Jahren läuft, ist einer Echtzeitanbindung überlegen, die bei jedem Update bricht.
Wie Sie den Erfolg nach der Einführung messen
Ein ERP-Projekt gilt in vielen Betrieben als erfolgreich, wenn es irgendwann läuft. Das ist ein niedriger Maßstab. Sinnvoller sind wenige Kennzahlen, die Sie vor dem Start erheben und ein Jahr später erneut.
- Zeit vom Auftragseingang bis zum Versand, im Durchschnitt und im schlechtesten Fall.
- Zahl der überverkauften Positionen im Monat.
- Gebundenes Kapital im Lager, gemessen als Reichweite in Tagen.
- Arbeitstag, an dem die Zahlen des Vormonats stehen.
- Zahl der Vorgänge, die außerhalb des Systems bearbeitet werden.
Die letzte Kennzahl ist die ehrlichste. Wenn ein Jahr nach der Einführung noch Tabellen im Umlauf sind, hat das System einen Ablauf nicht abgebildet, und dann lohnt es, genau dort nachzusehen statt es hinzunehmen.
Dieser Beitrag ersetzt keine betriebswirtschaftliche Beratung. Die genannten Erfahrungswerte stammen aus Gesprächen und sind keine belastbaren Marktzahlen.
Verfasst von
Michael Ebertz
Redakteur, Schwerpunkt Rechnungswesen
Michael Ebertz war zwölf Jahre Bilanzbuchhalter in einem Handelsunternehmen mit rund 180 Mitarbeitenden und schreibt seit 2021 über Software für das Rechnungswesen.