Der Monatsabschluss dauert zwei Wochen: woran es liegt und was hilft
Wenn die Zahlen für den Vormonat erst Mitte des Folgemonats stehen, sind sie für Entscheidungen zu spät. Die Ursachen liegen selten in der Buchhaltung selbst.
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Es gibt eine Kennzahl, die mehr über ein Finanzteam aussagt als jede andere: der Arbeitstag, an dem die Zahlen des Vormonats stehen. Nicht vorläufig, sondern belastbar.
Gute Teams schaffen das am fünften Arbeitstag. Viele brauchen zehn. Etliche brauchen so lange, dass die Zahlen bei Vorlage bereits historisch sind und für keine Entscheidung mehr taugen.
Die Ursache liegt fast nie in der Buchhaltung
Das ist die wichtigste Erkenntnis für jeden, der den Abschluss beschleunigen will. Buchhalterinnen und Buchhalter buchen schnell. Sie warten.
Sie warten auf Eingangsrechnungen, die noch in einem Postfach liegen. Auf Freigaben von Fachabteilungen, die Wichtigeres zu tun hatten. Auf Reisekostenabrechnungen. Auf die Bestätigung, ob eine Leistung im alten oder im neuen Monat erbracht wurde. Auf Zahlen aus einer Tochtergesellschaft, die in einem anderen System gebucht wird.
Jeder dieser Wartepunkte kostet einen halben bis zwei Tage. Fünf davon ergeben zwei Wochen.
| Wartepunkt | Verlorene Tage | Vermeidbar durch |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen nicht im System | 1,5 | Rechnungseingang digital erfassen |
| Ausstehende Freigaben | 2,0 | Freigabe mit Frist und Erinnerung |
| Abgrenzungen unklar | 1,0 | Wiederkehrende Buchungen hinterlegen |
| Reisekosten fehlen | 1,0 | Erfassung per App mit Stichtag |
| Konsolidierung von Hand | 3,0 | Gemeinsamer Kontenrahmen im System |
| Summe | 8,5 |
Der Rechnungseingang ist der größte Hebel
Eine Eingangsrechnung, die am Dritten des Folgemonats noch als PDF im Postfach eines Abteilungsleiters liegt, ist für den Abschluss verloren. Entweder sie wird nachgebucht, oder sie fehlt.
Die Lösung ist organisatorisch, nicht technisch: eine einzige Adresse, an die alle Eingangsrechnungen gehen, und zwar ausschließlich. Alles, was dort ankommt, wird erfasst, bevor es zur Freigabe geht. Damit ist die Rechnung im System, auch wenn die Freigabe noch aussteht.
Software hilft an dieser Stelle erheblich, aber nur, wenn die Regel vorher steht. Ein Erfassungsmodul ohne verbindliche Eingangsadresse löst nichts.
Freigaben mit Frist statt Freigaben mit Bitte
In den meisten Unternehmen ist die Rechnungsfreigabe eine Bitte. Die Buchhaltung schickt eine Mail und hofft.
Funktionierende Unternehmen behandeln sie als Vorgang mit Frist. Die Rechnung liegt im System, der Freigebende bekommt eine Aufgabe, nach drei Tagen eine Erinnerung, nach fünf Tagen geht sie an die Vertretung. Wer bis zum Stichtag nicht widerspricht, hat zugestimmt.
Diese Regel ist unbeliebt und wirksam. Sie halbiert die Wartezeit auf Freigaben, und zwar unabhängig davon, welche Software im Einsatz ist.
Konsolidierung ist der teuerste Zeitfresser
Wer mehrere Gesellschaften führt, kennt die Prozedur. Jede Einheit bucht in ihrem System, jede liefert eine Datei, jemand baut daraus eine Übersicht. Zwischengesellschaftliche Vorgänge werden manuell eliminiert, Währungen umgerechnet, Abweichungen erklärt.
Drei Tage sind dafür knapp gerechnet, und jeder Durchgang ist fehleranfällig. Der eigentliche Schaden entsteht aber nicht durch die Zeit, sondern dadurch, dass niemand den Zahlen vollständig traut.
Aus unserer Prüfung
Für Unternehmen mit mehreren Einheiten ausgelegt: Konsolidierung und Auswertung über Standorte und Bereiche hinweg laufen auf einer gemeinsamen Datenbasis, dazu kommt ein Abschluss-Assistent für den Monatsablauf. Der Einstieg bei 1.390,00 EUR im Monat setzt allerdings eine Größenordnung, unterhalb derer sich das nicht rechnet.
Das ist ausdrücklich keine Empfehlung für jeden. Ein Unternehmen mit einer Gesellschaft und dreißig Beschäftigten hat dieses Problem nicht und sollte das Geld anders einsetzen.
Was Sie ohne neue Software erreichen können
Bevor Sie ein Auswahlverfahren starten, holen Sie die einfachen Tage. Sie sind kostenlos.
- Legen Sie einen verbindlichen Stichtag für Reisekosten und Belege fest, drei Werktage vor Monatsende.
- Hinterlegen Sie wiederkehrende Buchungen als Vorlage, statt sie jeden Monat neu zu erfassen.
- Bilden Sie Abgrenzungen für gleichbleibende Sachverhalte automatisch, nicht per Einzelentscheidung.
- Führen Sie eine Vertretungsregel für Freigaben ein und schreiben Sie sie auf.
- Verschieben Sie die Abstimmung der Konten von der Abschlusswoche in die Monatsmitte.
Der letzte Punkt ist der unterschätzteste. Kontenabstimmung muss nicht im Abschluss stattfinden. Wer Bankkonten, Verrechnungskonten und offene Posten laufend abstimmt, hat am Monatsende nichts mehr zu klären.
Wann sich neue Software rechnet
Wenn Sie die organisatorischen Hebel gezogen haben und der Abschluss weiterhin über acht Arbeitstage dauert, liegt es am System. Dann lohnt die Prüfung.
Die Fragen, die dabei zählen, sind nicht die aus der Funktionsliste. Sie lauten: Wie viele Systeme müssen wir für einen Abschluss anfassen? Wie viele Zahlen werden von Hand übertragen? Wie lange dauert es, eine Abweichung bis zum einzelnen Beleg zurückzuverfolgen?
Wer diese drei Fragen beantworten kann, weiß, ob ein Systemwechsel etwas bringt. Wer sie nicht beantworten kann, sollte zuerst messen und dann kaufen.
Abgrenzungen systematisch statt fallweise
Ein Großteil der Diskussionen im Abschluss dreht sich um dieselben Sachverhalte: Versicherungen, Wartungsverträge, Mieten, Boni, Urlaubsrückstellungen. Jeden Monat wird neu überlegt, jeden Monat kommt dasselbe heraus.
Der Ausweg ist eine Abgrenzungsrichtlinie. Sie legt fest, welche Sachverhalte grundsätzlich abgegrenzt werden, ab welcher Betragsgrenze und nach welchem Schlüssel. Danach entscheidet niemand mehr im Einzelfall, sondern wendet die Regel an.
- Legen Sie eine Wesentlichkeitsgrenze fest. Beträge darunter werden nicht abgegrenzt.
- Definieren Sie für wiederkehrende Sachverhalte einen festen Schlüssel, etwa zeitanteilig nach Kalendertagen.
- Hinterlegen Sie die Abgrenzung als wiederkehrende Buchung, damit sie automatisch entsteht.
- Prüfen Sie die Richtlinie einmal jährlich, nicht monatlich.
Diese Richtlinie hat einen zweiten Nutzen, der oft wichtiger ist als die Zeitersparnis: Sie macht die Zahlen zwischen den Monaten vergleichbar. Wenn jeden Monat anders abgegrenzt wird, ist jeder Monatsvergleich wertlos.
Der Fast Close und was er kostet
In größeren Unternehmen heißt das Ziel Fast Close: der Abschluss innerhalb weniger Arbeitstage. Erreichbar ist das, aber der Preis wird selten genannt.
Er besteht aus Schätzungen. Wer am dritten Arbeitstag abschließt, hat nicht alle Eingangsrechnungen. Er bildet Rückstellungen auf Basis von Bestellungen und korrigiert später. Das ist zulässig und üblich, verlangt aber ein belastbares Bestellwesen.
Wer kein System hat, in dem offene Bestellungen sauber geführt werden, kann nicht schätzen. Er kann nur warten. Deshalb ist die Beschaffung der eigentliche Hebel für einen schnellen Abschluss, nicht die Buchhaltung.
Kennzahlen, an denen Sie Fortschritt messen
Wer den Abschluss verkürzen will, braucht Messwerte. Ohne sie diskutiert man über Eindrücke.
| Kennzahl | Zielrichtung | Erhebung |
|---|---|---|
| Arbeitstag der Fertigstellung | sinkend | je Monat notieren |
| Anteil Eingangsrechnungen am Monatsletzten erfasst | steigend | aus dem System |
| Zahl offener Freigaben am ersten Arbeitstag | sinkend | aus dem Workflow |
| Zahl manueller Umbuchungen im Abschluss | sinkend | aus dem Journal |
| Zahl nachträglicher Korrekturen | sinkend | je Monat notieren |
Die vorletzte Zeile ist die aussagekräftigste. Manuelle Umbuchungen im Abschluss sind fast immer ein Zeichen dafür, dass etwas im laufenden Monat falsch gebucht wurde. Wer sie senkt, senkt automatisch die Abschlussdauer.
Wenn mehrere Gesellschaften im Spiel sind
Sobald ein Konzernabschluss erstellt wird, kommen Anforderungen hinzu, die mit der Geschwindigkeit der einzelnen Gesellschaft wenig zu tun haben.
Der wichtigste Punkt ist ein einheitlicher Kontenrahmen. Solange jede Gesellschaft eigene Konten führt und die Zuordnung in einer Tabelle gepflegt wird, ist jede Konsolidierung Handarbeit mit Fehlerrisiko.
Der zweite Punkt sind zwischengesellschaftliche Vorgänge. Sie müssen eliminiert werden, und dafür müssen beide Seiten denselben Vorgang gleich bezeichnen. In der Praxis scheitert es meist daran, dass die eine Gesellschaft im Januar bucht und die andere im Februar.
Ein System mit gemeinsamer Datenbasis löst beides, weil die Zuordnung nicht nachträglich hergestellt werden muss. Wer bei getrennten Systemen bleibt, braucht stattdessen eine verbindliche Buchungsrichtlinie und einen festen Stichtag für konzerninterne Belege.
Wer die Zahlen bekommt und in welcher Form
Ein schneller Abschluss nützt nichts, wenn das Ergebnis in einer Datei landet, die niemand öffnet. Klären Sie deshalb gleichzeitig mit der Geschwindigkeit die Form der Berichterstattung.
Die Geschäftsführung braucht selten die vollständige Summen- und Saldenliste. Sie braucht wenige Kennzahlen im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr, dazu eine kurze Erläuterung der Abweichungen. Bereichsleitungen brauchen ihren eigenen Ausschnitt, nicht das Gesamtbild.
Systeme mit rollenbasierten Auswertungen liefern das automatisch. Ohne sie baut jemand im Controlling jeden Monat dieselbe Darstellung neu, und dieser Aufwand fällt genau dann an, wenn der Abschluss ohnehin drückt.
Die Bankbuchung als tägliche Aufgabe
Wenn Kontoauszüge erst im Abschluss gebucht werden, staut sich ein Monat Arbeit auf einen Tag. Und weil die Zuordnung dann aus dem Gedächtnis erfolgt, steigt die Fehlerquote genau dann, wenn die Zeit knapp ist.
Der Ausweg ist unspektakulär: Bankumsätze werden täglich oder mindestens wöchentlich zugeordnet, nicht monatlich. Mit einer automatischen Zuordnung offener Posten dauert das je Durchgang wenige Minuten.
Der Nebeneffekt ist wertvoller als die Zeitersparnis: Sie sehen den Stand der Außenstände laufend statt einmal im Monat. Für die Liquiditätsplanung ist das der eigentliche Gewinn.
Die Rolle der Fachabteilungen
Ein Abschluss ist kein Vorgang der Buchhaltung, sondern des ganzen Unternehmens. Solange das nicht so verstanden wird, bleibt jede Verbesserung Stückwerk.
Der Einkauf entscheidet, ob Bestellungen sauber erfasst sind und damit Rückstellungen geschätzt werden können. Der Vertrieb entscheidet, ob Leistungen zeitrichtig abgegrenzt werden. Das Lager entscheidet über den Bestandswert. Die Buchhaltung führt zusammen, was andere geliefert haben.
Praktisch bewährt hat sich ein Abschlusskalender, der allen Beteiligten je Aufgabe einen Termin zuweist und der von der Geschäftsführung getragen wird. Ohne diese Rückendeckung setzt die Buchhaltung Termine, die niemand einhalten muss.
Umsatzsteuer-Voranmeldung als Taktgeber
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums zu übermitteln, verlängerbar um einen Monat durch Dauerfristverlängerung gegen Sondervorauszahlung.
Viele Unternehmen nutzen die Dauerfristverlängerung und verschieben damit auch den Abschluss. Das ist bequem und hat einen Preis: Die Zahlen kommen einen Monat später, und Entscheidungen werden auf älterer Grundlage getroffen.
Wer den Abschluss beschleunigen will, sollte prüfen, ob die Verlängerung noch nötig ist. Oft ist sie vor Jahren beantragt worden, als die Abläufe andere waren.
Was Sie von Ihrer Kanzlei erwarten dürfen
Wenn die laufende Buchführung in der Kanzlei liegt, hängt Ihre Abschlussgeschwindigkeit an deren Ablauf. Das ist verhandelbar, wird aber selten verhandelt.
Fragen Sie nach einem festen Termin für die betriebswirtschaftliche Auswertung, nicht nach einem ungefähren. Fragen Sie, was Sie liefern müssen, damit dieser Termin hält. Und fragen Sie, ob eine frühere Übergabe der Belege den Termin nach vorn verschiebt oder ob die Kanzlei ohnehin in Blöcken arbeitet.
Die letzte Frage bringt oft die überraschendste Antwort. Manche Kanzleien bearbeiten Mandate in fester Reihenfolge, und dann hilft frühere Zulieferung überhaupt nichts. Das zu wissen, erspart Ihnen vergebliche Mühe.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei.
Verfasst von
Michael Ebertz
Redakteur, Schwerpunkt Rechnungswesen
Michael Ebertz war zwölf Jahre Bilanzbuchhalter in einem Handelsunternehmen mit rund 180 Mitarbeitenden und schreibt seit 2021 über Software für das Rechnungswesen.