Drei Programme für eine Buchhaltung: warum kleine Betriebe im Papier ersticken

Der Satz fällt in fast jedem Gespräch, das wir mit Inhabern kleiner Betriebe führen. Er lautet sinngemäß: Eigentlich läuft es ja. Die Rechnungen gehen raus, die Belege liegen im Ordner, der Steuerberater bekommt im Januar seinen Karton. Eigentlich läuft es.

Dann fragt man nach, wie lange der zehnte eines Monats dauert. Und plötzlich wird gerechnet.

Wo die Zeit tatsächlich hingeht

Nehmen wir einen Betrieb, wie es ihn zehntausendfach gibt: ein Elektroinstallateur mit acht Monteuren, einer Bürokraft in Teilzeit und dem Chef, der abends noch die Post durchgeht. Der Jahresumsatz liegt bei knapp zwei Millionen Euro. Die Buchhaltung läuft mit einem Rechnungsprogramm, einer gewachsenen Tabelle und dem Onlinebanking der Hausbank.

Der Ablauf sieht so aus. Eine Ausgangsrechnung entsteht im Rechnungsprogramm. Der Betrag wandert per Hand in die Tabelle, damit die Bürokraft den Überblick über offene Posten behält. Kommt die Zahlung, wird sie im Onlinebanking gesehen, in der Tabelle abgehakt und im Rechnungsprogramm auf bezahlt gesetzt. Drei Systeme, dreimal dieselbe Information.

Bei den Eingangsrechnungen ist es schlimmer. Lieferantenrechnungen kommen per Post, per E-Mail und inzwischen auch als strukturierte Datei. Die Bürokraft druckt aus, was digital kam, heftet ab, was gedruckt kam, und schreibt auf einen Zettel, was noch zu zahlen ist. Am Monatsende geht der Ordner zur Kanzlei.

Einundzwanzig Stunden. Davon sind zehn Stunden nichts anderes als das Übertragen von Daten, die bereits im Haus sind. Bei einem kalkulatorischen Stundensatz von fünfunddreißig Euro sind das dreihundertfünfzig Euro im Monat, die niemand in Rechnung stellt und die kein Kunde bezahlt.

Warum es trotzdem so bleibt

Für das Festhalten am Bestehenden gibt es gute und schlechte Gründe. Die guten zuerst.

Das bestehende System funktioniert. Es hat nie Daten verloren, die Bürokraft kennt jede Eigenart, und der Steuerberater hat sich daran gewöhnt. Ein Wechsel bedeutet Risiko, und Risiko kostet in einem Betrieb mit dünner Personaldecke mehr als Geld.

Dazu kommt eine berechtigte Skepsis. Wer einmal eine Softwareeinführung erlebt hat, die vier Monate statt vier Wochen gedauert hat, geht die nächste vorsichtiger an. Diese Vorsicht ist Erfahrung, nicht Sturheit.

Die schlechten Gründe sind weniger schmeichelhaft. Der häufigste lautet: Man weiß nicht, wo man anfangen soll. Der Markt ist unübersichtlich, jeder Anbieter verspricht dasselbe, und die Preisseiten vergleichen sich nicht, weil der eine pro Arbeitsplatz rechnet, der nächste pro Mandant und der dritte gar nichts nennt.

Was eine Zusammenführung wirklich bringt

Hier ist Vorsicht geboten, denn an dieser Stelle wird in der Regel übertrieben. Eine Software spart keine zehn Stunden. Sie spart den Teil der zehn Stunden, der aus doppelter Erfassung besteht, und auch den nicht vollständig.

Realistisch ist Folgendes. Der Zahlungsabgleich fällt fast vollständig weg, wenn das Bankkonto angebunden ist und die Zuordnung zu offenen Posten automatisch vorgeschlagen wird. Das sind bei unserem Betrieb drei Stunden. Die Aufbereitung für die Kanzlei fällt weg, wenn der Export im richtigen Format erfolgt und Belegbilder mitgehen. Das sind zweieinhalb Stunden. Die Pflege der Tabelle entfällt, weil die offenen Posten im System stehen. Das ist eine weitere Stunde.

Bleiben rund fünfzehn Stunden statt einundzwanzig. Sechs Stunden im Monat, zweiundsiebzig im Jahr. Das ist kein revolutionärer Sprung, sondern eine ordentliche, belastbare Verbesserung. Und sie hat einen zweiten Effekt, der in keiner Rechnung auftaucht: Die Zahlen stimmen. Wer den Stand der offenen Posten nicht schätzen muss, trifft andere Entscheidungen.

Die drei Fragen vor der Auswahl

Bevor Sie eine einzige Produktseite öffnen, beantworten Sie diese drei Fragen. Sie schneiden den Markt schneller zurecht als jede Funktionsliste.

Erstens: Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung?

Diese Frage halbiert den Markt. Eine ganze Reihe günstiger Cloudprogramme kann ausschließlich die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Wenn Sie als GmbH bilanzieren müssen oder als Gewerbetreibender die Grenzen des § 141 AO überschreiten, scheiden diese Produkte aus. Nicht später, sondern sofort.

Erstaunlich viele Betriebe wissen die Antwort nicht sicher. Wenn Sie zu ihnen gehören, rufen Sie Ihre Kanzlei an, bevor Sie weiterlesen. Es ist ein Anruf von zwei Minuten und er erspart Ihnen unter Umständen einen Fehlkauf mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit.

Zweitens: Wie arbeitet Ihre Kanzlei?

Die meisten deutschen Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. Das ist keine Kleinigkeit, sondern bestimmt, wie Ihre Daten am Jahresende ankommen. Fragen Sie konkret: Reicht ein Export als Datei, oder soll eine Schnittstelle Buchungssätze und Belegbilder gemeinsam übergeben?

Zwischen beiden liegt ein Arbeitstag im Jahr, und zwar auf Ihrer Seite. Wer nur exportiert, lädt zwölfmal eine Datei herunter und verschickt sie. Wer eine Schnittstelle nutzt, tut nichts.

Drittens: Wie viele Personen arbeiten damit?

Diese Frage entscheidet über den Preis, und zwar drastisch. Ein Anbieter mit Festpreis pro Mandant kostet bei fünf Nutzern dasselbe wie bei einem. Ein Anbieter, der pro Arbeitsplatz rechnet, kostet das Fünffache.

Rechnen Sie das aus, bevor Sie Preise vergleichen. Ein Programm für dreißig Euro pro Arbeitsplatz ist bei vier Arbeitsplätzen teurer als eines für hundert Euro pro Mandant, und auf den Preisseiten sieht es umgekehrt aus.

Ein Beispiel aus dem Markt

Um die Rechnung greifbar zu machen, ein Produkt aus unserem Bestand, das genau diesen Zuschnitt bedient. Wir nennen es hier nicht, weil es das beste wäre, sondern weil es die Logik gut zeigt.

Aus unserer Prüfung

Sage Active

4,1

Führt Angebote, Rechnungen, Bankabgleich und im Tarif Essentials die doppelte Buchführung nach SKR03 und SKR04 in einer Oberfläche. Der Tarifpreis gilt für das Unternehmen, nicht pro Arbeitsplatz, und deckt zehn Nutzer ab. Für den Betrieb aus unserem Beispiel ist das der Unterschied zwischen vierundzwanzig Euro und hundertzwanzig Euro im Monat.

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Entscheidend ist an diesem Beispiel nicht der Name, sondern die Struktur: Ein Tarif für das Unternehmen, eine feste Zahl enthaltener Nutzer, und die Buchhaltung erst in der zweiten Stufe. Wer nur Rechnungen schreiben will, zahlt weniger. Wer bucht, zahlt mehr. Das ist ehrlich kalkuliert und leicht nachzurechnen.

Der Umstellungstermin ist kein Detail

Wenn Sie sich entscheiden, entscheiden Sie auch über den Zeitpunkt. Und hier machen Betriebe regelmäßig denselben Fehler: Sie stellen um, wenn die neue Software gekauft ist.

Der richtige Stichtag ist der erste Januar. Eine Umstellung mitten im Jahr teilt die Summen und Saldenliste auf zwei Systeme, zwingt Sie zur Umsatzsteuer-Voranmeldung aus zwei Quellen und kostet Ihre Kanzlei zusätzliche Stunden, die Ihnen in Rechnung gestellt werden.

1. Oktober: Auswahl treffen, Testzugang einrichten, mit der Kanzlei sprechen.
2. November: Stammdaten übernehmen, Kontenrahmen abgleichen, Zahlungsbedingungen prüfen.
3. Dezember: Parallelbetrieb mit wenigen echten Belegen, Abläufe einüben.
4. Januar: produktiv im neuen System, das alte nur noch lesend.

Was in der Testphase wirklich zählt

Fast jeder Anbieter gewährt eine Testphase. Die meisten Betriebe nutzen sie falsch. Sie klicken durch die Beispieldaten des Anbieters, finden alles übersichtlich und schließen ab.

Beispieldaten sind so gebaut, dass alles funktioniert. Ihre Daten sind es nicht. Nehmen Sie deshalb drei echte Vorgänge und spielen Sie sie durch.

• Die komplizierteste Ausgangsrechnung des letzten Quartals, mit allen Rabatten, Teilleistungen und Sonderkonditionen, die Sie tatsächlich vergeben.
• Eine Eingangsrechnung eines Lieferanten, von dem Sie regelmäßig kaufen, samt Skontovereinbarung.
• Einen kompletten Monatsabschluss mit Umsatzsteuer-Voranmeldung, vom Beleg bis zur Übermittlung.

Wenn diese drei Vorgänge sauber durchlaufen, haben Sie eine belastbare Grundlage. Wenn einer hakt, wissen Sie es jetzt und nicht im Februar.

Was Sie realistisch erwarten dürfen

Zum Schluss der nüchterne Teil. Eine zusammengeführte Buchhaltung macht Ihren Betrieb nicht profitabler. Sie macht ihn übersichtlicher, und übersichtlich ist die Voraussetzung dafür, überhaupt zu sehen, wo Geld liegen bleibt.

Die Betriebe, die nach einer Umstellung am meisten gewonnen haben, berichten selten von Zeitersparnis als erstem Punkt. Sie berichten davon, dass sie zum ersten Mal am fünfzehnten eines Monats wussten, wie der Vormonat gelaufen ist. Nicht im März. Im Folgemonat.

Das ist der eigentliche Gewinn, und er lässt sich nicht in Stunden ausdrücken.

Die Stammdaten entscheiden über den Erfolg der Umstellung

Wenn eine Umstellung schiefgeht, liegt es in den seltensten Fällen an der Software. Es liegt an den Daten, die hineinwandern. Wer zwanzig Jahre lang Kunden angelegt hat, hat Karteileichen, Dubletten und Schreibweisen, die sich widersprechen.

Ein typischer Befund aus einem Betrieb mit achthundert Kundenadressen: sechzig Dubletten, weil dieselbe Firma einmal mit und einmal ohne Rechtsform angelegt wurde. Vierzig Adressen ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, obwohl es sich um Kunden im EU-Ausland handelt. Zwölf Kunden, die es seit Jahren nicht mehr gibt und die trotzdem im Mahnlauf auftauchen.

Das alte System hat damit gelebt, weil die Bürokraft wusste, welcher Eintrag der richtige ist. Das neue System weiß es nicht. Es rechnet mit dem, was dasteht.

1. Exportieren Sie die Kundenliste und sortieren Sie nach Name. Dubletten fallen sofort auf.
2. Prüfen Sie alle Kunden im EU-Ausland auf eine hinterlegte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ohne sie ist die innergemeinschaftliche Lieferung nicht sauber abzurechnen.
3. Markieren Sie Kunden ohne Umsatz in den letzten drei Jahren. Sie müssen nicht gelöscht werden, aber sie gehören nicht in die aktive Liste.
4. Gleichen Sie Zahlungsbedingungen ab. Skontovereinbarungen, die nur im Kopf existieren, gehen bei der Migration verloren.
5. Prüfen Sie den Kontenrahmen. Selbst angelegte Konten müssen im neuen System dieselbe Nummer behalten, sonst stimmen die Vorjahresvergleiche nicht.

Dieser Durchgang kostet je nach Datenbestand einen halben bis zwei Tage. Er ist die beste investierte Zeit im ganzen Projekt, und er lässt sich nicht nachholen. Wer verschmutzte Daten migriert, hat sie danach in zwei Systemen.

Was die Kanzlei zu der Entscheidung sagen sollte

Erstaunlich viele Betriebe entscheiden über ihre Buchhaltungssoftware, ohne mit ihrer Steuerkanzlei gesprochen zu haben. Das ist ungefähr so, als würde man ein Auto kaufen, ohne zu prüfen, ob es in die Garage passt.

Die Kanzlei arbeitet mit Ihren Daten weiter. Sie kennt die Formate, die funktionieren, und die, bei denen sie jedes Jahr nacharbeitet. Diese Erfahrung bekommen Sie in einem Telefonat von zehn Minuten.

Stellen Sie drei Fragen. Erstens: Mit welchem Format arbeiten Sie am liebsten? Zweitens: Haben Sie mit einem der Produkte, die ich in die engere Wahl genommen habe, bereits Mandanten? Drittens: Was kostet es mich, wenn das Format nicht passt?

Die dritte Frage bringt die klarste Antwort. Nacharbeit in der Kanzlei wird nach Zeit abgerechnet, und zwar zu Kanzleisätzen. Ein Format, das jedes Jahr zwei Stunden Nacharbeit kostet, ist teurer als der Preisunterschied zwischen zwei Programmen.

Die Kosten, die im Angebot nicht stehen

Der Monatspreis auf der Produktseite ist selten der Betrag, den Sie am Jahresende gezahlt haben. Das liegt nicht an unlauteren Absichten, sondern daran, dass Zusatzleistungen getrennt berechnet werden.

Verlangen Sie deshalb ein Angebot, das Ihre tatsächliche Konstellation abbildet: Ihre Zahl an Benutzern, Ihre Zahl an Bankkonten, Ihr Belegaufkommen. Ein Anbieter, der das nicht liefern kann oder will, ist für eine mehrjährige Zusammenarbeit der falsche.

Wie Sie den Wechsel intern verkaufen

Der Widerstand kommt selten von der Geschäftsführung. Er kommt von der Person, die das alte System beherrscht und im neuen wieder Anfängerin ist. Dieser Widerstand ist berechtigt und wird regelmäßig unterschätzt.

Wer zwanzig Jahre lang die schnellste Person im Betrieb war und plötzlich für jeden Vorgang doppelt so lange braucht, erlebt das als Rückschritt. Dass es nach sechs Wochen besser läuft, hilft in der zweiten Woche nicht.

Drei Dinge helfen. Erstens: Beziehen Sie die Person in die Auswahl ein, nicht erst in die Einführung. Zweitens: Planen Sie eine Schulung ein, nicht ein Einarbeiten durch Ausprobieren. Drittens: Rechnen Sie in den ersten beiden Monaten mit weniger Leistung und sagen Sie das offen, statt es als Problem zu behandeln.

Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei.