Warum im Handwerk die Büroarbeit abends stattfindet
Aufmaß auf dem Zettel, Regiebericht im Auto, Rechnung am Küchentisch. Der Ablauf ist in tausenden Betrieben derselbe und er kostet den Inhaber jede Woche einen Abend nach dem anderen.
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Fragt man Inhaber von Handwerksbetrieben, wann sie ihre Büroarbeit erledigen, bekommt man selten eine Uhrzeit vor achtzehn Uhr genannt. Der Tag gehört der Baustelle. Der Abend gehört dem Papier.
Das ist nicht romantisch, sondern eine strukturelle Schwäche. Und sie hat eine klare Ursache: Zwischen der Leistung und ihrer Erfassung liegt zu viel Zeit und zu viel Zettel.
Der Weg einer Leistung vom Kunden zur Rechnung
Nehmen wir einen Sanitärbetrieb mit sechs Monteuren. Ein Monteur ist auf einer Baustelle, baut eine Leitung um und verbaut Material, das nicht im Angebot stand.
Er notiert das auf einem Zettel im Fahrzeug. Abends gibt er den Zettel im Büro ab oder nimmt ihn mit nach Hause und bringt ihn am nächsten Morgen mit. Manchmal bringt er ihn am Freitag mit, gesammelt.
Im Büro überträgt jemand die Stunden in die Zeiterfassung und das Material in den Auftrag. Bei unklarer Handschrift wird nachgefragt. Was nicht mehr erinnert wird, wird geschätzt oder weggelassen.
Der letzte Halbsatz ist die teuerste Stelle im ganzen Ablauf. Material und Stunden, die niemand mehr zuordnen kann, werden nicht abgerechnet.
| Position | Anteil am Umsatz | Bemerkung |
|---|---|---|
| Nicht erfasste Regiestunden | 2 bis 4 % | vor allem bei Kleinaufträgen |
| Nicht zugeordnetes Material | 1 bis 3 % | häufig Kleinteile aus dem Fahrzeug |
| Vergessene Anfahrten | unter 1 % | meist bei Wartungsverträgen |
| Summe | 3 bis 8 % |
Bei einem Jahresumsatz von einer Million Euro sind drei bis acht Prozent zwischen dreißigtausend und achtzigtausend Euro. Das ist mehr als die Jahreskosten jeder Branchensoftware am Markt, und zwar um ein Vielfaches.
Die Nachweispflichten, die ohnehin gelten
Unabhängig von der Abrechnung bestehen Aufzeichnungspflichten, die viele Betriebe nur lückenhaft erfüllen.
- Der Arbeitszeitnachweis nach dem Mindestlohngesetz verlangt für bestimmte Branchen die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar spätestens sieben Tage nach der Leistung.
- Die Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren und bei einer Prüfung des Zolls vorzulegen.
- Für den Ausweis haushaltsnaher Handwerkerleistungen nach § 35a EStG müssen Lohn- und Materialanteil auf der Rechnung getrennt sein, sonst verliert der Kunde den Steuervorteil.
- Die GoBD verlangen, dass Aufzeichnungen zeitgerecht erfolgen. Ein Zettel, der zwei Wochen im Fahrzeug liegt, erfüllt das nicht.
Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Zeitgerecht heißt bei baren Geschäftsvorfällen täglich, bei unbaren in der Regel innerhalb von zehn Tagen. Eine Sammelerfassung am Monatsende ist angreifbar.
Was sich durch mobile Erfassung ändert
Der entscheidende Schritt ist nicht die Software im Büro, sondern die Erfassung auf der Baustelle. Wenn der Monteur Stunden und Material am selben Tag auf dem Telefon erfasst, verschwinden drei Probleme gleichzeitig: die Übertragung, die Rückfrage und der Verlust.
Betriebe berichten hier von einem Effekt, der über die Abrechnung hinausgeht. Wenn die Daten am Abend im System stehen, kann die Rechnung am nächsten Tag gestellt werden statt in drei Wochen. Das verkürzt die Zeit bis zum Zahlungseingang erheblich, und bei einem Betrieb mit dünner Liquidität ist das wichtiger als jede Zeitersparnis.
Aus unserer Prüfung
Branchenlösung mit Aufmaß, Projektverwaltung, Regieberichten und Nachkalkulation je Baustelle, dazu E-Rechnung in ZUGFeRD 2.1 und XRechnung. Der Einstieg liegt bei 19,90 EUR im Monat für einen Benutzer, die entscheidenden Module wie GAEB-Schnittstelle, Dokumentenverwaltung und Finanzbuchhaltung sind jedoch gesondert zu lizenzieren.
GAEB: der Punkt für öffentliche Auftraggeber
Wer an Kommunen, Länder oder den Bund liefert, kennt das Format. Leistungsverzeichnisse kommen als GAEB-Datei, und die Angebotsabgabe wird im selben Format erwartet.
Ohne passende Schnittstelle bedeutet das: Positionen abtippen. Bei einem Leistungsverzeichnis mit dreihundert Positionen sind das ein bis zwei Arbeitstage je Ausschreibung, und jeder Tippfehler ist ein kalkulatorisches Risiko.
Mit Schnittstelle lesen Sie die Datei ein, kalkulieren die Positionen und geben sie im selben Format zurück. Betriebe, die regelmäßig öffentlich anbieten, nennen das als den einzelnen Punkt mit dem größten Effekt.
„Früher hat eine Kollegin zwei Tage pro Ausschreibung mit Abtippen verbracht. Jetzt lesen wir die Datei ein und kalkulieren. Das war der ganze Grund für den Wechsel.“
Die Nachkalkulation ist der unterschätzte Gewinn
Die meisten Handwerksbetriebe wissen am Jahresende, ob das Jahr gut war. Sie wissen selten, welcher Auftrag gut war.
Eine Nachkalkulation je Baustelle beantwortet genau das: Welche Stunden waren kalkuliert, welche sind angefallen, welches Material war vorgesehen, welches wurde verbaut. Betriebe, die das zum ersten Mal sehen, erleben regelmäßig eine Überraschung, und zwar meist bei den Aufträgen, die sie für ihre besten hielten.
Diese Erkenntnis verändert die Angebotskalkulation für alle folgenden Aufträge. Sie ist deshalb der Teil einer Branchenlösung, der sich am längsten auszahlt.
Was bei der Einführung realistisch ist
Eine Branchensoftware für das Handwerk ist einzurichten, nicht nur zu installieren. Das Material muss über eine Datanorm-Schnittstelle eingelesen, Leistungen müssen angelegt, Lohngruppen hinterlegt werden.
Betriebe nennen dafür zwei bis vier Wochen, in denen jemand im Haus verfügbar sein muss. Wer damit im Februar anfängt statt im November, hat bessere Chancen, weil im Winter mehr Luft ist.
Und noch ein praktischer Hinweis: Die Monteure entscheiden über den Erfolg. Wenn die Erfassung auf dem Telefon mehr als eine Minute je Vorgang dauert, wird sie nicht genutzt, und dann ändert sich nichts. Testen Sie diesen Punkt mit den Leuten, die ihn nachher machen müssen, nicht im Büro.
Abschlagsrechnungen richtig stellen
Für Handwerksbetriebe mit längeren Bauvorhaben ist die Abschlagsrechnung das wichtigste Instrument der Liquiditätssicherung. Und sie ist gleichzeitig die Rechnungsart, an der einfache Programme scheitern.
Eine korrekte Schlussrechnung muss alle vorangegangenen Abschläge ausweisen und abziehen. Sie muss erkennen lassen, welche Leistung insgesamt erbracht wurde und was davon bereits bezahlt ist. Wird das falsch gemacht, entsteht ein Umsatzsteuerproblem, denn die Steuer ist auf den vereinnahmten Betrag abzuführen.
Prüfen Sie deshalb in jeder Testphase eine vollständige Kette: Angebot, zwei Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung mit Abzug. Wenn das Programm die Abschläge nicht automatisch berücksichtigt, rechnen Sie jeden Monat von Hand nach, und irgendwann geht es schief.
Wartungsverträge als planbarer Umsatz
Der wirtschaftlich stabilste Teil eines Handwerksbetriebs ist selten das Projektgeschäft. Es sind die Wartungsverträge, weil sie planbaren Umsatz und planbare Auslastung bringen.
Genau dieser Bereich wird in vielen Betrieben am schlechtesten verwaltet. Die Verträge liegen im Ordner, die Termine im Kopf, und die Abrechnung erfolgt, wenn jemand daran denkt.
Eine Branchenlösung mit Wartungsverwaltung erzeugt die fälligen Termine automatisch, plant sie in den Kalender und stellt die Rechnung. Der Effekt ist doppelt: Es geht kein Termin mehr verloren, und die Auslastung in den ruhigen Monaten lässt sich steuern.
Betriebe, die diesen Bereich zuerst digitalisieren, berichten regelmäßig von einem Umsatzeffekt, der die Softwarekosten in wenigen Monaten übersteigt. Das ist der Teil, bei dem sich die Investition am schnellsten zeigt.
Was die Monteure tatsächlich akzeptieren
Die beste Software scheitert, wenn sie auf der Baustelle nicht benutzt wird. Und der Grund dafür ist fast immer derselbe: Sie verlangt zu viel.
Ein Monteur mit schmutzigen Händen, im Stehen, bei Gegenlicht, will nicht durch sieben Bildschirme. Er will die Baustelle auswählen, Stunden eintragen, Material antippen und fertig sein. Wenn das länger als eine Minute dauert, wird es abends nachgeholt, und dann sind wir wieder beim Zettel.
- Testen Sie die App mit einem Monteur, nicht im Büro und nicht mit dem Chef.
- Messen Sie die Zeit für eine typische Erfassung mit der Stoppuhr.
- Prüfen Sie, ob die App ohne Netz funktioniert. Im Keller und im Neubau gibt es keines.
- Sehen Sie sich die Schriftgröße bei Sonnenlicht an, nicht am Schreibtisch.
- Fragen Sie nach der Materialsuche. Wenn der Monteur eine Artikelnummer kennen muss, wird es nicht genutzt.
Der vorletzte Punkt wird fast immer vergessen und ist im Sommer auf dem Dach entscheidend.
Die Einführung in die ruhige Jahreszeit legen
Anders als bei der Buchhaltung gibt es im Handwerk keinen steuerlichen Zwangstermin für die Umstellung. Es gibt aber einen praktischen.
Die Stammdatenpflege für Material, Leistungen und Lohngruppen kostet zwei bis vier Wochen, in denen jemand im Betrieb verfügbar sein muss. Diese Person ist im Sommer auf der Baustelle. Im Januar und Februar ist sie es seltener.
Betriebe, die im Winter einrichten und im Frühjahr produktiv gehen, berichten durchgängig von einem ruhigeren Verlauf als Betriebe, die im Mai beginnen. Das ist kein Naturgesetz, aber es ist ein Muster.
Zahlungseingang beschleunigen statt Kredite aufnehmen
Viele Handwerksbetriebe haben kein Ertragsproblem, sondern ein Zeitproblem zwischen Leistung und Zahlungseingang. Zwischen der Montage und dem Geldeingang liegen häufig sechs bis zehn Wochen, und ein Großteil davon entsteht im eigenen Büro.
Die Rechnung wird nicht gestellt, weil der Regiebericht fehlt. Der Regiebericht fehlt, weil der Zettel noch im Fahrzeug liegt. Wer diese Kette verkürzt, verkürzt den Zahlungseingang, und zwar ohne mit Kunden über Zahlungsziele zu verhandeln.
Rechnen Sie das einmal für Ihren Betrieb durch. Bei einem Jahresumsatz von einer Million Euro entspricht eine Verkürzung um zwei Wochen einem Liquiditätseffekt von rund achtunddreißigtausend Euro. Das ist mehr, als jede Kontokorrentlinie kostet.
Materialwirtschaft im Fahrzeug
In vielen Handwerksbetrieben ist das größte Lager nicht die Halle, sondern die Summe der Fahrzeuge. Und dieses Lager ist in keinem System erfasst.
Das hat zwei Folgen. Erstens wird Material doppelt bestellt, weil niemand weiß, dass drei Stück im Wagen von Kollege B liegen. Zweitens taucht Material, das im Fahrzeug verbraucht wurde, in keiner Nachkalkulation auf.
Branchenlösungen bieten dafür Fahrzeuglager an. Der Nutzen hängt vollständig daran, ob die Monteure die Entnahme erfassen. Erfahrungsgemäß funktioniert das nur, wenn die Erfassung weniger als zwanzig Sekunden dauert und ohne Artikelnummer auskommt.
Ein pragmatischer Zwischenschritt, den einige Betriebe gehen: Nur die zwanzig teuersten Artikel im Fahrzeuglager führen und den Rest als Gemeinkosten behandeln. Das erfasst achtzig Prozent des Werts bei einem Bruchteil des Aufwands.
Die Übergabe an die Buchhaltung
Eine Handwerkslösung erzeugt Rechnungen und erfasst Kosten. Ob daraus eine Buchführung wird, hängt davon ab, wie die Daten weitergehen.
Drei Wege sind üblich. Die Branchenlösung enthält eine eigene Finanzbuchhaltung. Sie exportiert an eine separate Buchhaltungssoftware. Oder sie exportiert an die Kanzlei.
Der dritte Weg ist für die meisten Handwerksbetriebe der richtige, weil die Kanzlei ohnehin den Abschluss macht. Entscheidend ist dann, dass der Export das Format trifft, mit dem die Kanzlei arbeitet, und dass Belegbilder mitgehen. Klären Sie das, bevor Sie kaufen, nicht im Januar darauf.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Fragen zu Aufzeichnungspflichten wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei.
Verfasst von
Katharina Brehm
Redaktionsleitung
Katharina Brehm ist gelernte Steuerfachangestellte und war neun Jahre in einer mittelständischen Kanzlei tätig, zuletzt in der Begleitung von Betriebsprüfungen.