Buchhaltungssoftware wechseln, ohne den Jahresabschluss zu gefährden

Ein Wechsel mitten im Geschäftsjahr ist möglich und fast immer eine schlechte Idee. Die Summen- und Saldenliste wird auf zwei Systeme verteilt, die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss aus zwei Quellen zusammengesetzt werden und der Jahresabschluss kostet Ihre Kanzlei zusätzliche Stunden.

Der Stichtag ist der 1. Januar. Damit er hält, beginnt die Vorbereitung im Oktober.

Zeitplan

1. Oktober: Auswahl treffen, Testzugang einrichten, mit der Kanzlei abstimmen
2. November: Stammdaten übernehmen und prüfen, Kontenrahmen abgleichen
3. Dezember: Parallelbetrieb mit wenigen echten Belegen, Abläufe einüben
4. Januar: produktiv im neuen System, altes System nur noch lesend

Was übernommen werden muss

• Kunden- und Lieferantenstammdaten mit Zahlungsbedingungen und Steuerschlüsseln
• Kontenrahmen, in der Regel SKR03 oder SKR04, in derselben Fassung wie bisher
• Offene Posten zum Stichtag, auf beiden Seiten
• Eröffnungsbilanzwerte oder die Salden der Einnahmenüberschussrechnung
• Artikelstamm, sofern Sie Warenwirtschaft nutzen

Was erfahrungsgemäß liegen bleibt

Wiederkehrende Buchungen, Zahlungsbedingungen einzelner Kunden und individuelle Auswertungen werden bei Migrationen regelmäßig vergessen. Sie fallen erst im Februar auf, wenn eine Rechnung mit falschem Skonto herausgeht.

Legen Sie eine Liste an, bevor Sie den Zugang zum alten System verlieren. Das ist die eine halbe Stunde, die sich am sichersten auszahlt.